- Een dossier is vooral een verslag van eerlijke gesprekken, geen verzameling verwijten.
- Bij ontslag wegens disfunctioneren (d-grond) toetst de kantonrechter of je tijdig waarschuwde en een echte verbeterkans gaf.
- Leg feiten, afspraken en ondersteuning vast, direct na elk gesprek, en laat de medewerker reageren.
- Onderzoek ook herplaatsing en of het disfunctioneren niet komt door ziekte of gebrekkige scholing.
- Een goed verbetertraject eindigt net zo vaak in verbetering als in afscheid.
Wat is dossieropbouw?
Het is het schriftelijk spoor van een verbetertraject: wat ging er niet goed, wat heb je afgesproken, welke hulp heb je geboden en wat was het resultaat.
In Nederland kun je een vaste medewerker niet zomaar ontslaan omdat het functioneren tegenvalt. Wil je de arbeidsovereenkomst laten ontbinden wegens disfunctioneren, dan moet je de kantonrechter laten zien dat je zorgvuldig hebt gehandeld. Dat bewijs bestaat uit je dossier. Maar ook als het nooit tot een ontslagprocedure komt, helpt het: zwart op wit afspreken wat je verwacht maakt het voor beide partijen duidelijker.
Waar het wél en niet over gaat
Geen goed dossier
- stilletjes notities bijhouden zonder het gesprek aan te gaan;
- pas beginnen als het besluit al vaststaat;
- alleen negatieve voorvallen opschrijven;
- verslagen achteraf opstellen.
Wel een goed dossier
- open gesprekken, direct vastgelegd en gedeeld;
- concrete verwachtingen en een realistische termijn;
- ook verbeteringen en geboden steun vermelden;
- de medewerker kan reageren en tekenen voor gezien.
Wat verwacht de kantonrechter bij de d-grond?
Ontslag wegens disfunctioneren heet in het arbeidsrecht de d-grond, naar artikel 7:669 lid 3 onder d BW. De wet spreekt van ongeschiktheid voor de bedongen arbeid, anders dan door ziekte of gebreken. Volgens de factsheet van UWV kijkt de rechter onder meer naar deze punten:
Tijdig in kennis gesteld
De medewerker moet op tijd en duidelijk te horen hebben gekregen dat het functioneren niet voldoet. Eén opmerking in de wandelgang is niet genoeg.
Voldoende gelegenheid tot verbetering
De medewerker moet een echte kans hebben gekregen om te verbeteren, bijvoorbeeld via coaching, training of een performance improvement plan.
Niet door scholing of arbeidsomstandigheden
Het disfunctioneren mag niet het gevolg zijn van onvoldoende zorg van de werkgever voor scholing of voor de arbeidsomstandigheden.
Geen ziekte of gebreken
Ligt er een medische oorzaak onder, dan is de d-grond niet de juiste route. Bij twijfel geeft de bedrijfsarts uitsluitsel, eventueel met een deskundigenoordeel van UWV.
Herplaatsing niet mogelijk
Je moet aantonen dat herplaatsing in een andere passende functie, eventueel na scholing, binnen een redelijke termijn niet mogelijk is.
Combinatie van gronden: sinds de wet de cumulatiegrond (i-grond) kent, kan de rechter ook ontbinden op een combinatie van onvoldragen gronden, bijvoorbeeld disfunctioneren en een verstoorde arbeidsrelatie. De rechter kan dan bovenop de transitievergoeding een extra vergoeding van maximaal de helft daarvan toekennen. Dat is geen vervanging voor een zorgvuldig dossier.
Wat hoort er in een goed dossier?
Een overtuigend dossier is feitelijk, compleet en chronologisch. Het laat het hele verhaal zien, ook de momenten waarop het beter ging.
- functieomschrijving en verwachtingen: wat wordt er van de medewerker gevraagd?
- verslagen van gesprekken: functioneringsgesprekken, voortgangsgesprekken en tussentijdse 1-op-1’s, met datum;
- concrete voorbeelden: feiten en gedrag, geen oordelen over de persoon – net als bij constructieve feedback;
- afspraken en meetbare doelen met een termijn;
- geboden ondersteuning: training, coaching, aanpassingen in het werk;
- reacties van de medewerker op verslagen en beoordelingen;
- eventuele officiële waarschuwingen, met aanleiding en gevolg;
- de uitkomst van het traject en het onderzoek naar herplaatsing.
Privacy: alles wat je vastlegt, kan de medewerker onder de AVG opvragen. Schrijf dus niets op wat je niet ook in het gesprek zou zeggen. Medische informatie hoort niet in het dossier, en verslagen bewaar je niet langer dan nodig; lees meer over het personeelsdossier.
Dossieropbouw in 6 stappen
Signaleer en ga het gesprek aan
Benoem zo snel mogelijk wat je ziet, met concrete voorbeelden. Vraag ook naar de kant van de medewerker: is de rol duidelijk, speelt er privé iets, ontbreekt er kennis?
Leg het gesprek vast en deel het
Maak binnen een paar dagen een gespreksverslag en stuur het naar de medewerker met de vraag om te reageren. Zo voorkom je later discussie over wat er is gezegd.
Maak verbeterafspraken
Spreek concrete, haalbare doelen af met een termijn. Maak duidelijk wat het gevolg is als verbetering uitblijft, zonder te dreigen.
Bied echte ondersteuning
Denk aan een opleiding, een coach, een buddy of tijdelijk minder taken. Die steun moet passen bij het probleem; anders is het geen reële kans.
Evalueer tussentijds
Plan vaste momenten om de voortgang te bespreken, bijvoorbeeld in korte 1-op-1 gesprekken, en leg ook die vast. Zie je verbetering, benoem dat dan ook in het verslag.
Rond het traject af
Is het doel gehaald? Sluit het traject dan duidelijk af. Zo niet, onderzoek dan herplaatsing en bespreek de vervolgstappen, eventueel met een arbeidsjurist.
Hoe blijf je eerlijk tijdens het traject?
Een medewerker merkt het meteen als het besluit eigenlijk al genomen is. Dan voelt elk gesprek als een formaliteit, verdwijnt de motivatie en wordt verbetering bijna onmogelijk. Dat is niet alleen oneerlijk, de rechter ziet het ook terug in het dossier.
- Weet de medewerker precies wat ik verwacht?
- Heb ik genoeg tijd en hulp geboden?
- Zou ik dit traject ook zo aanpakken bij een collega die ik graag mag?
- Herken je het beeld dat ik schets?
- Wat heb je nodig om dit te verbeteren?
- Past deze functie nog bij wat je wilt en kunt?
Soms blijkt in het gesprek dat iemand ergens anders beter tot zijn recht komt, binnen of buiten de organisatie. Dan kan een andere functie of een afscheid met wederzijds goedvinden via een vaststellingsovereenkomst voor beide partijen beter zijn dan een lange procedure.
Veelgemaakte fouten bij dossieropbouw
Jaren positief, dan ineens negatief
- eerdere beoordelingen waren ‘voldoende’;
- het probleem is nooit eerder benoemd.
Te korte termijn
- een verbetertraject van een paar weken;
- geen tijd om nieuw gedrag te laten zien.
Vaag vastgelegd
- ‘functioneert niet goed’ zonder voorbeelden;
- geen meetbare doelen of afspraken.
De rode draad: wie het hele jaar door eerlijke gesprekken voert, hoeft nooit haastig een dossier op te bouwen. Een goede gesprekscyclus met regelmatige feedback voorkomt dat problemen pas boven water komen als het al te laat is.
Eerlijke gesprekken vastleggen met Teampeak
Teampeak is geen personeelsdossier en geen juridisch systeem. Wel helpt het je om het jaar door de gesprekken te voeren en vast te leggen waar een zorgvuldig traject om draait: functionerings-, voortgangs- en 1-op-1 gesprekken, met verslagen, doelen en ontwikkelacties op één plek. Medewerker en leidinggevende zien allebei wat er is afgesproken, zodat niemand verrast wordt.
Duidelijkheid vanaf het eerste gesprek
- Gespreksverslagen die medewerker en leidinggevende allebei inzien.
- Doelen en verbeterafspraken met termijnen en tussentijdse check-ins.
- POP en ontwikkelacties om de geboden ondersteuning zichtbaar te maken.
- AI Coach Talli helpt leidinggevenden een lastig gesprek voor te bereiden.
Teampeak schrijft over performance management, het goede gesprek en arbeidsrecht in de praktijk. Het team helpt leidinggevenden om ook moeilijke gesprekken eerlijk en zorgvuldig te voeren.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.