- De personeelsadministratie bevat alle gegevens die nodig zijn voor de arbeidsrelatie, het loon en de wet.
- Een kopie van het identiteitsbewijs bewaar je tot minimaal 5 jaar na het jaar van uitdiensttreding.
- Voor de loonadministratie geldt de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
- Onder de AVG leg je niet meer vast dan nodig en bewaar je niet langer dan nodig – geen medische gegevens.
- Digitaal werken met heldere rollen en rechten scheelt tijd en verkleint privacyrisico’s.
Wat is personeelsadministratie?
De personeelsadministratie is het geheugen van je organisatie als het om medewerkers gaat. Wie werkt hier, op basis van welk contract, tegen welk loon en met welke afspraken?
Het is iets anders dan de salarisadministratie, al hangen ze nauw samen. De salarisadministratie rekent het loon uit en draagt loonheffingen af; de personeelsadministratie levert daarvoor de basisgegevens en legt daarnaast alles vast wat met de arbeidsrelatie te maken heeft. Het personeelsdossier is het deel dat over één medewerker gaat.
Waarom het ertoe doet
- je voldoet aan wettelijke plichten richting Belastingdienst, UWV en Arbeidsinspectie;
- je kunt afspraken aantonen bij een conflict of ontslag;
- je hebt de juiste gegevens voor loon, verlof en pensioen;
- goede data is de basis voor HR-analytics en strategische keuzes.
Wat hoort er in je personeelsadministratie? Checklist
Welke gegevens je precies nodig hebt, hangt af van je organisatie en cao. Deze checklist dekt wat in vrijwel elke organisatie terugkomt.
- Naam, adres, geboortedatum en BSN.
- Kopie van een geldig identiteitsbewijs (geen rijbewijs).
- Ingevuld loonheffingsformulier.
- Getekende arbeidsovereenkomst en eventuele bijlagen.
- Bij werknemers van buiten de EER: tewerkstellingsvergunning of verblijfsdocument.
- Wijzigingen in functie, uren of salaris (addenda).
- Verlof- en verzuimgegevens (zonder medische details).
- Gemaakte afspraken uit gesprekken en beoordelingen.
- Opleidingen, certificaten en studiekostenafspraken.
- Ontslagbrief of vaststellingsovereenkomst.
- Eindafrekening en berekening transitievergoeding.
- Teruggave van bedrijfsmiddelen.
- Getuigschrift of referentie als daarom is gevraagd.
Identiteit controleren: je controleert vóór de eerste werkdag het originele identiteitsbewijs en bewaart een kopie in je administratie. Vraagt de Arbeidsinspectie erom, dan moet je die kopie binnen 48 uur kunnen tonen. Meer over de start van een medewerker lees je bij indiensttreding.
Hoe lang bewaar je personeelsgegevens?
Sommige termijnen zijn wettelijk verplicht, andere zijn een richtlijn die volgt uit de AVG: bewaar gegevens niet langer dan nodig voor het doel. De meest gebruikte termijnen:
7 jaar
- loonadministratie en loonstroken;
- fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst;
- ook na uitdiensttreding.
5 jaar
- kopie identiteitsbewijs, vanaf het einde van het kalenderjaar van uitdiensttreding;
- loonheffingsformulier;
- daarna vernietigen.
2 jaar
- arbeidscontract, beoordelingen en correspondentie na uitdiensttreding;
- re-integratiedossier na afronding (langer als je eigenrisicodrager bent);
- afwijzingen sollicitatie: 4 weken.
Leg je termijnen vast in een bewaarbeleid en plan periodiek een opschoonmoment. Een uitgebreid overzicht vind je bij bewaartermijn personeelsdossier.
Personeelsadministratie en de AVG
Personeelsgegevens zijn persoonsgegevens. Onder de AVG mag je ze alleen verwerken als daar een grondslag voor is – zoals de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of een wettelijke plicht – en alleen voor zover dat nodig is.
Niet doen
- Diagnoses of medische details vastleggen; dat is aan de bedrijfsarts.
- BSN gebruiken voor andere doelen dan de wettelijke.
- Iedereen toegang geven tot alle dossiers.
- Gegevens ‘voor de zekerheid’ jarenlang bewaren.
Wel doen
- Alleen vastleggen wat nodig is voor de arbeidsrelatie.
- Toegang regelen per rol: HR, leidinggevende, medewerker.
- Medewerkers inzage geven in hun eigen gegevens.
- Een bewaarbeleid opstellen en naleven.
Bij verzuim leg je alleen vast wat nodig is voor de begeleiding: de ziekmelding, de verwachte duur en de gemaakte afspraken over werk – niet de aard van de ziekte. Lees ook hoe je met verzuimbegeleiding omgaat zonder medische gegevens te vragen.
Je administratie op orde in 5 stappen
Begin je net met personeel, of is je administratie in de loop der jaren uitgegroeid tot een wirwar van mappen? Met deze stappen breng je structuur aan.
Inventariseer wat je hebt
Welke gegevens leg je nu vast, waar staan ze en wie kan erbij? Vaak blijken dezelfde gegevens op drie plekken te staan – en op geen van die plekken actueel.
Bepaal per gegeven het doel
Waarom heb je dit nodig: voor het loon, de wet, de arbeidsrelatie? Zonder doel hoort het er niet in. Dat maakt je administratie meteen kleiner.
Leg bewaartermijnen en rechten vast
Stel een eenvoudig bewaarbeleid op en bepaal wie wat mag inzien. Leidinggevenden hebben bijvoorbeeld wel gespreksverslagen nodig, maar geen bankrekeningnummers.
Maak vaste processen
Werk met een checklist voor in- en uitdiensttreding en voor wijzigingen. Zo vergeet niemand het identiteitsbewijs of het addendum na een salarisverhoging. Een onboarding checklist helpt daarbij.
Controleer en schoon jaarlijks op
Plan één vast moment per jaar om te checken of alles klopt en verlopen gegevens te verwijderen. Kleine moeite, groot verschil bij een controle of een datalek.
Digitaal werken of uitbesteden?
Een personeelsadministratie in mappen en losse Excel-bestanden is foutgevoelig en lastig te beveiligen. De meeste organisaties werken daarom met een HR-systeem (HRIS), vaak gekoppeld aan de salarisadministratie.
- HRIS: één centrale plek voor medewerkergegevens, contracten en verlof; zie HRIS.
- Employee self service: medewerkers wijzigen zelf hun adres of bankrekening – minder werk voor HR; zie employee self service.
- Digitaal ondertekenen: contracten en addenda sneller rond.
- Uitbesteden: handig bij weinig HR-capaciteit, maar jij blijft verantwoordelijk; zie HR-administratie uitbesteden.
Personeelsadministratie in een klein bedrijf
In een kleine organisatie doet vaak de eigenaar of een officemanager de administratie ernaast. Houd het dan simpel maar consequent: één digitale map of systeem per medewerker, vaste onderdelen (contract, ID-kopie, loonheffingsformulier, gespreksverslagen) en een jaarlijks moment om te controleren en op te schonen. Leg contracten en wijzigingen centraal vast met goed contractbeheer, zodat je ziet wanneer een tijdelijk contract afloopt of een proeftijd eindigt. Een document management systeem helpt om versies, toegang en bewaartermijnen te beheren zodra het aantal medewerkers groeit.
Tip: kies tools die met elkaar praten. Een HR-systeem voor de administratie en een platform voor gesprekken en ontwikkeling vullen elkaar aan, zolang de basisgegevens maar op één plek worden bijgehouden. Meer daarover bij digitalisering van de HR-administratie.
Meer dan administratie met Teampeak
Teampeak is geen personeelsadministratie: contracten, loongegevens, verlof en het personeelsdossier houd je bij in je HRIS of salarissysteem. Teampeak vult dat aan met wat in een administratie vaak ontbreekt: de gesprekken, afspraken en ontwikkeling van je mensen. Zo leg je in de gesprekscyclus vast wat je met elkaar afspreekt, en zie je in dashboards hoe het met betrokkenheid en groei staat. Bekijk ook ons overzicht van HR-software.
Van gegevens naar groei
- Gespreksverslagen van functionerings-, beoordelings- en ontwikkelgesprekken op één plek.
- Doelen, OKR’s en POP’s per medewerker, gekoppeld aan de gesprekscyclus.
- HR analytics met dashboards, 9-grid en people analytics.
- Rechten per rol, zodat medewerker en leidinggevende zien wat voor hen bedoeld is.
Teampeak schrijft over HR-tools, digitalisering en de manier waarop data HR-teams helpt betere keuzes te maken. Het team vertaalt regels en systemen naar praktische stappen voor de werkvloer.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.