Employer of record (EOR): betekenis & regels

Wat is een employer of record?

De term betekent letterlijk ‘werkgever op papier’. De medewerker heeft een arbeidsovereenkomst met de EOR, maar werkt elke dag voor jouw organisatie, met jouw collega’s en aan jouw doelen.

Een typisch voorbeeld: een Nederlandse scale-up wil een developer in Portugal aannemen. Een eigen BV of filiaal oprichten kost maanden en vraagt kennis van lokaal arbeids- en belastingrecht. Een EOR met een vestiging in Portugal neemt de developer in dienst volgens lokale regels, en de scale-up betaalt de EOR een vergoeding voor loon, premies en dienstverlening. Andersom gebruiken buitenlandse bedrijven een EOR om mensen in Nederland in dienst te nemen.

Wat regelt een EOR meestal?

• het opstellen van een lokaal geldige arbeidsovereenkomst;
• loonbetaling, inhouding van loonheffingen en afdracht van sociale premies;
• verplichte verzekeringen en, waar van toepassing, pensioen;
• naleving van lokale regels over verlof, ziekte en ontslag;
• soms ondersteuning bij visa of werkvergunningen.

Verschil tussen EOR, payroll en PEO

De termen worden vaak door elkaar gebruikt, zeker omdat ze uit verschillende landen komen. Het belangrijkste onderscheid is wie juridisch werkgever is en of de dienst grensoverschrijdend is.

Ook met detachering is er overlap: ook daar is een andere partij werkgever. Het verschil is dat een detacheerder zelf mensen werft en inzet bij meerdere opdrachtgevers, terwijl een EOR of payrollbedrijf iemand in dienst neemt die jij hebt gevonden en die exclusief voor jou werkt. Wil je de hele administratie liever uitbesteden zonder het werkgeverschap over te dragen, kijk dan naar HR-administratie uitbesteden.

Welke regels gelden voor een employer of record in Nederland?

Neemt een EOR iemand in Nederland in dienst die voor een ander bedrijf werkt, dan is er juridisch sprake van het ter beschikking stellen van arbeid. Meestal is dat payrolling: de EOR heeft geen eigen rol bij het vinden en matchen van de medewerker. Voor payrollkrachten geldt sinds de Wet arbeidsmarkt in balans dat ze minimaal dezelfde arbeidsvoorwaarden krijgen als werknemers van de inlener in een gelijke functie, zoals een 13e maand, vakantiedagen, verlof- en scholingsregelingen. Heeft de inlener zelf geen personeel, dan gelden vergelijkbare voorwaarden uit de sector.

• pensioen: een payrollkracht heeft recht op een adequate pensioenregeling, met opbouw vanaf de eerste werkdag;
• informatie: de inlener moet zijn arbeidsvoorwaarden vooraf aan de EOR doorgeven;
• ketenregeling: de uitzend-cao geldt niet voor payrolling; de gewone ketenregeling is van toepassing;
• loondoorbetaling bij ziekte: dezelfde regels als bij de inlener, in de basis 104 weken met minimaal 70%.

Nieuw: toelatingsplicht voor uitleners (Wtta)

Wanneer kies je voor een EOR?

Een employer of record is vooral zinvol als je een beperkt aantal mensen in een land wilt aannemen, of als je een nieuwe markt wilt verkennen voordat je investeert in een eigen vestiging. Groeit het team daar flink, dan is een eigen entiteit op termijn vaak goedkoper en geeft die meer zeggenschap.

Een medewerker in het buitenland aannemen

De meest gebruikte toepassing is het aannemen van iemand in een land waar je zelf geen vestiging hebt. Denk aan een developer in Portugal of een salesmanager in Duitsland. Zonder eigen entiteit kun je daar meestal niet zelf als werkgever optreden: je moet je registreren voor loonheffing en sociale zekerheid en de lokale arbeidsregels volgen. Een EOR die al in dat land gevestigd is, neemt dat over. Wil je meer weten over de organisatorische kant, lees dan over internationalisering in HR en remote werken.

Wat kost een employer of record?

Naast de volledige loonkosten (brutoloon, werkgeverslasten en verplichte verzekeringen in het betreffende land) betaal je de EOR een vergoeding voor de dienstverlening. Die wordt vaak berekend als vast bedrag per medewerker per maand, soms als percentage van de loonkosten. De hoogte verschilt sterk per aanbieder, land en servicepakket. Vraag daarom altijd een volledige kostenopbouw op, inclusief eenmalige opstartkosten, kosten bij uitdiensttreding en wat er gebeurt bij ziekte of een conflict.

Checklist: zo kies je een betrouwbare partner

• Heeft de EOR een eigen entiteit in het land, of werkt hij via een lokale partner?
• Is de partij voor Nederland aangemeld of toegelaten onder de Wtta?
• Hoe worden arbeidsvoorwaarden gelijkgetrokken met je eigen personeel?
• Wie is aanspreekpunt bij ziekte, conflicten of ontslag?
• Hoe zijn intellectueel eigendom en geheimhouding contractueel geregeld?
• Hoe verwerkt de EOR persoonsgegevens en is er een verwerkersovereenkomst (zie AVG in HR)?
• Wat zijn de kosten bij beëindiging en kun je de medewerker later zelf in dienst nemen?

Formeel werkgever, maar jij bent de werkgever die telt

Het juridische werkgeverschap uitbesteden is één ding. Betrokkenheid kun je niet uitbesteden. Iemand die via een employer of record werkt, vaak op afstand, loopt eerder het risico zich buitenstaander te voelen. Dat merk je aan verloop: wie geen band voelt, vertrekt sneller.

Iedereen betrokken met Teampeak

Teampeak is geen EOR, payrollbedrijf of salarisadministratie. Wel zorg je er met Teampeak voor dat iedereen die voor je werkt – met een eigen contract, via een EOR of op afstand – dezelfde aandacht krijgt in gesprekken, feedback en ontwikkeling. Zo bouw je aan medewerkersbetrokkenheid, ongeacht wie de loonstrook stuurt.

HR People Enablement software

Eén gesprekscyclus voor het hele team

• 1-op-1’s, ontwikkel- en functioneringsgesprekken voor interne en externe collega’s.
• Doelen en OKR’s die iedereen aan dezelfde koers verbinden.
• 360°-feedback en complimenten, ook in remote teams.
• Pulse surveys en dashboards om betrokkenheid per team te volgen.

Plan een demo