- Je analyseert wat er werkelijk gedaan wordt en wat daarvoor nodig is.
- Bronnen zijn onder meer interviews, observatie, vragenlijsten en bestaande documenten.
- De uitkomst voedt de functieomschrijving, het functieprofiel en het functiehuis.
- Betrek altijd de medewerker én de leidinggevende: ze zien elk een ander deel.
- Herhaal de analyse als het werk verandert — bijvoorbeeld door nieuwe technologie of een reorganisatie.
Wat is een functieanalyse?
Het is het onderzoek dat aan een functiebeschrijving voorafgaat. Je kijkt niet naar hoe een functie er volgens het organogram uitziet, maar naar wat mensen in die rol dagelijks doen en wat dat van ze vraagt.
Functies veranderen vaak geruisloos. Er komen taken bij, andere verdwijnen naar een systeem of een collega, en na een paar jaar klopt de oude beschrijving niet meer. Een analyse brengt dat weer scherp in beeld. Daarmee voorkom je dat je werft op een verouderd plaatje, beoordeelt op verwachtingen die nooit zijn uitgesproken of mensen in de verkeerde schaal plaatst.
Wat breng je in kaart?
- doel van de functie: waarom bestaat deze rol, welk resultaat levert hij op?
- taken en resultaatgebieden: de hoofdactiviteiten en wat ze moeten opleveren;
- verantwoordelijkheden en bevoegdheden: waarover beslist iemand zelf, waarvoor legt hij verantwoording af?
- contacten: met wie werkt iemand intern en extern samen?
- werkomstandigheden: fysieke belasting, werktijden, risico’s;
- functie-eisen: opleiding, ervaring, kennis en competenties.
Analyse, omschrijving en profiel: het verschil
Deze begrippen worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze volgen elkaar logisch op. De analyse is het onderzoek, de rest zijn de producten die je eruit haalt.
Functieanalyse
- verzamelt en ordent informatie over de functie;
- is de bron voor alle andere documenten.
Functieomschrijving
- beschrijft taken, resultaten en verantwoordelijkheden;
- zie functieomschrijving.
Leg je alle functies van een organisatie naast elkaar, gegroepeerd in families en niveaus, dan ontstaat een functiehuis. Door functies ook te waarderen en aan schalen te koppelen, bouw je een salarishuis. Ook daarvoor is een goede analyse onmisbaar.
Waarvoor gebruik je een functieanalyse?
- een vacaturetekst die klopt met de praktijk;
- gerichte selectiecriteria en interviewvragen.
- input voor functiewaardering en indeling in schalen;
- onderbouwing bij gelijke beloning voor gelijk werk.
- heldere verwachtingen in het functioneringsgesprek;
- ontwikkeldoelen op basis van concrete functie-eisen.
Ook bij een reorganisatie of de herinrichting van teams is het een belangrijk hulpmiddel: je ziet welke taken dubbel worden gedaan, waar gaten zitten en welke rollen echt veranderen. En bij een zieke medewerker helpt een actuele beschrijving van de functie om met de bedrijfsarts en arbeidsdeskundige te bespreken welk werk passend is.
Loontransparantie: de Europese loontransparantierichtlijn vraagt om objectieve, sekseneutrale criteria om functies te vergelijken. Invoering van de Nederlandse wet wordt verwacht in 2027 of later; de datum is nog niet definitief. Een goed gedocumenteerde analyse van je functies is in elk geval een stevige basis. Lees meer bij Wet loontransparantie.
Methoden om informatie te verzamelen
Er is niet één juiste methode. Meestal combineer je er twee of drie, zodat je zowel de beleving van de medewerker als het perspectief van de leidinggevende en de feitelijke praktijk vangt.
Snel, maar beperkt
- bestaande documenten: oude beschrijvingen, procesbeschrijvingen, vacatureteksten;
- vragenlijst: efficiënt bij veel medewerkers in dezelfde functie;
- risico: beschrijft vaak hoe het hoort, niet hoe het gaat.
Dieper, maar intensiever
- interview met medewerker en leidinggevende;
- observatie: meelopen tijdens een werkdag;
- logboek: medewerker houdt een of twee weken bij wat hij doet.
Voor functiewaardering gebruiken organisaties vaak een erkend systeem, al dan niet voorgeschreven in de cao. Een bekend voorbeeld is de ORBA-methode. Zo’n systeem geeft structuur aan de analyse en zorgt ervoor dat je functies op dezelfde manier vergelijkt.
Een functieanalyse uitvoeren in 6 stappen
Bepaal doel en reikwijdte
Analyseer je één functie voor een vacature, of alle functies voor een nieuw functiehuis? Het doel bepaalt hoe diep je gaat en welke methode je kiest.
Verzamel bestaande informatie
Oude beschrijvingen, organogrammen, procesbeschrijvingen en cao-afspraken geven een eerste beeld.
Interview medewerker en leidinggevende
Vraag naar een gewone werkweek, de belangrijkste resultaten, lastige situaties en wat iemand nodig heeft om goed te presteren. Doe dit bij voorkeur met meerdere mensen in dezelfde rol.
Orden en analyseer
Groepeer taken in resultaatgebieden, koppel er verantwoordelijkheden en benodigde competenties aan en schrap wat incidenteel is.
Toets en stel vast
Laat het concept lezen door medewerkers en leidinggevenden. Klopt het beeld? Na akkoord leg je de functie vast.
Gebruik en onderhoud
Vertaal de uitkomst naar functieomschrijving, profiel en ontwikkeldoelen. Plan een herziening, bijvoorbeeld elke twee à drie jaar of bij grote veranderingen.
- Hoe ziet een typische werkweek eruit?
- Welke drie resultaten zijn het belangrijkst?
- Wat onderscheidt iemand die dit heel goed doet?
- Welke kennis mis je het vaakst bij nieuwe collega’s?
Veelgemaakte fouten
- de persoon analyseren in plaats van de functie: beschrijf wat de rol vraagt, niet wat de huidige functionaris toevallig extra doet;
- alleen de leidinggevende spreken: die mist vaak de details van het dagelijkse werk;
- een te lange taakopsomming: twintig losse taken zeggen minder dan vijf heldere resultaatgebieden;
- alleen harde eisen: zachte vaardigheden als samenwerken of klantgerichtheid zijn vaak het verschil tussen goed en uitstekend; zie soft skills;
- eenmalig doen: een beschrijving die vijf jaar oud is, stuurt mensen de verkeerde kant op.
Van functie-eisen naar ontwikkeling met Teampeak
Teampeak is geen functiewaarderingssysteem en geen personeelsdossier. Wel helpt het je om de uitkomst van je analyse te laten leven. Je vertaalt functie-eisen naar competenties en doelen, bespreekt die in de gesprekscyclus en zet ontwikkelacties vast in een persoonlijk ontwikkelplan. Met talentscans en loopbaanpaden zie je bovendien wie klaar is voor een volgende rol.
Functie-eisen die tot groei leiden
- Competenties en doelen per rol bespreken in functionerings- en ontwikkelgesprekken.
- POP, talentscans en e-assessments om gericht te ontwikkelen.
- Loopbaanpaden en interne vacaturebank voor interne mobiliteit.
- Vlootschouw en 9-grid om talent per team in beeld te brengen.
Teampeak schrijft over functies, competenties en talentontwikkeling. Het team helpt organisaties om heldere verwachtingen te vertalen naar groei in het dagelijkse gesprek.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.