- Een goed programma beslaat meer dan de eerste week: denk in 90 dagen.
- Verdeel het in fases: landen, meedoen en zelfstandig bijdragen.
- Geef iedere starter een buddy en een leidinggevende die tijd vrijmaakt.
- Plan vaste check-ins en een gesprek ruim voor het einde van de proeftijd.
- Vraag starters om feedback en verbeter het programma continu.
Wat is een inwerkprogramma?
Het is de route die een nieuwe collega aflegt van ‘eerste werkdag’ naar ‘volwaardig teamlid’. Waar onboarding het hele proces rond een nieuwe medewerker beschrijft, is het inwerkprogramma het concrete draaiboek voor de functie.
Het onboardingproces begint al vóór dag één met preboarding: contract, welkomstmail, accounts, eerste kennismaking. Het inwerkprogramma pakt het over op de eerste werkdag en loopt door tot de nieuwe collega zelfstandig meedraait. Voor de meeste functies is dat na ongeveer drie maanden; bij complexe of leidinggevende rollen soms langer.
Programma en schema: wat is het verschil?
- het programma beschrijft wat iemand moet leren, wie erbij betrokken zijn en welke doelen er gelden;
- het schema zet dat in de tijd: wat gebeurt er in week 1, maand 1, maand 2 en maand 3;
- samen geven ze starter, buddy en leidinggevende houvast.
Waarom een goed programma het verschil maakt
Wie in de eerste maanden het gevoel heeft dat niemand op hem zit te wachten, haakt sneller af. Vroeg vertrek is duur: je verliest wervingskosten, inwerktijd en vaak ook energie in het team. Een gestructureerde start verkleint die kans en zorgt dat nieuwe collega’s sneller productief zijn.
Zekerheid
- weet wat er van hem of haar wordt verwacht;
- voelt zich welkom en gezien.
Minder ruis
- duidelijke rolverdeling bij het inwerken;
- geen ‘wie legt dit uit?’-momenten.
Behoud
- minder vroegtijdig verloop;
- sneller resultaat van nieuwe collega’s.
Inwerken is daarmee een directe investering in behoud van medewerkers en een belangrijke fase in de employee journey.
Inwerkschema voor de eerste 90 dagen
Dit schema werkt voor de meeste kantoor- en kennisfuncties. Pas de inhoud aan op de functie; de opbouw in fases blijft overeind.
Week 1 – Welkom en wegwijs
Een warme ontvangst, werkende systemen, kennismaking met het team en de buddy. Uitleg over missie, kernwaarden en de belangrijkste klanten. Aan het eind van de week een eerste korte check-in met de leidinggevende.
Week 2–4 – Landen
Meelopen met collega’s, eerste kleine taken, kennismakingen met andere afdelingen. Samen met de leidinggevende 2–3 doelen opstellen voor de eerste drie maanden. Wekelijks een korte check-in.
Maand 2 – Meedoen
Steeds meer eigen werk met de buddy op de achtergrond. Gerichte trainingen of e-learning voor de functie. Halverwege een voortgangsgesprek: wat gaat goed, waar loopt de starter tegenaan?
Maand 3 – Zelfstandig bijdragen
Eigen verantwoordelijkheden en een eerste zichtbaar resultaat. Evaluatie van de doelen en vooruitblik: welke ontwikkeldoelen horen bij de komende periode?
Rond dag 90 – Evaluatie
Een evaluatiegesprek over het inwerken zelf én over de toekomst. Vraag de starter ook om feedback op het inwerkprogramma, zodat je het blijft verbeteren.
Let op de proeftijd: een proeftijd duurt hooguit twee maanden en is bij kortere contracten korter of niet toegestaan. Plan het proeftijdgesprek daarom ruim vóór het einde ervan, en niet pas bij de evaluatie rond dag 90. Meer over de regels lees je bij proeftijd.
Voorbeeld: de eerste week dag voor dag
Dag 1 – Welkom
Persoonlijke ontvangst door de leidinggevende, rondleiding, kennismaking met het team en de buddy. Werkplek en accounts werken. Sluit af met een korte check: hoe was je eerste dag?
Dag 2 – Organisatie leren kennen
Uitleg over missie, klanten en belangrijkste processen. Kennismaken met een paar sleutelfiguren buiten het eigen team.
Dag 3 – Meekijken
Een dag meelopen met de buddy of een ervaren collega. Laat de starter vooral vragen stellen en aantekeningen maken.
Dag 4 – Eerste eigen taak
Een kleine, afgebakende opdracht die binnen een dag af kan. Een eerste succes geeft vertrouwen.
Dag 5 – Terugblik
Een 1-op-1 met de leidinggevende: wat ging goed, wat is nog onduidelijk en wat zijn de doelen voor de komende weken?
Wie doet wat bij het inwerken?
Inwerken is teamwerk. Het gaat vaak mis als iedereen denkt dat een ander het regelt. Leg daarom de rollen vast.
- stelt samen met de starter doelen op;
- voert de check-ins en het proeftijdgesprek;
- maakt tijd vrij, ook in drukke weken.
- eerste aanspreekpunt voor praktische vragen;
- neemt de starter mee in ongeschreven regels;
- is géén beoordelaar.
- bewaakt de opzet van het programma;
- regelt administratie en welkomstmateriaal;
- verzamelt feedback en verbetert het proces.
Lees meer over het werken met een buddysysteem en hoe je een buddy goed voorbereidt op die rol.
Het programma afstemmen op de situatie
Een standaardprogramma is een goede basis, maar niet elke start is hetzelfde. Deze situaties vragen om extra aandacht:
Op afstand inwerken
- plan de eerste dagen bij voorkeur fysiek, ook als het werk daarna grotendeels thuis gebeurt;
- maak informeel contact bewust: korte videogesprekken met collega’s, een vaste online koffie met de buddy;
- check vaker in, want signalen zie je op afstand minder snel.
Nieuwe leidinggevende
- plan kennismakingsgesprekken met elk teamlid;
- geef de ruimte om eerst te luisteren voordat er wordt veranderd;
- koppel een ervaren collega-leidinggevende als sparringpartner.
Interne overstap
- sla het organisatiedeel over, maar niet het vakinhoudelijke deel;
- zorg voor een goede overdracht van de oude rol;
- plan ook hier een evaluatie, net als bij een externe starter.
Ook parttimers en flexwerkers verdienen een volwaardig programma. Verdeel de onderdelen over meer weken, zodat iemand die twee dagen per week werkt niet alles in die paar dagen hoeft te verwerken. Voor het digitale deel helpt digitale onboarding, en wie intern doorstroomt, past bij je aanpak voor interne mobiliteit.
Checklist voor je inwerkprogramma
Gebruik deze checklist om te controleren of je inwerkprogramma compleet is. Een uitgebreidere lijst vind je in de onboarding checklist.
- werkplek, laptop, accounts en toegangspassen zijn klaar vóór dag één;
- er is een persoonlijk welkom, bijvoorbeeld met een welkomstpakket;
- de starter heeft een buddy en weet wie dat is;
- het schema voor de eerste weken ligt klaar en is gedeeld;
- er zijn 2–3 heldere doelen voor de eerste drie maanden;
- check-ins en het proeftijdgesprek staan in de agenda;
- de starter maakt kennis met belangrijke collega’s buiten het eigen team;
- aan het eind is er een evaluatie, inclusief feedback op het programma.
Veelgemaakte fouten bij inwerken
Alles in de eerste week proppen
Een inwerkprogramma met twintig presentaties in vijf dagen beklijft niet. Spreid informatie over weken en koppel het aan momenten waarop iemand het nodig heeft.
Na week één loslaten
Juist in maand twee en drie lopen starters tegen de echte vragen aan. Houd de check-ins vol, ook als het lijkt te gaan.
Geen doelen afspreken
Zonder doelen weet een starter niet wanneer hij het goed doet. Een paar SMART-doelen geven richting en een basis voor feedback.
Hetzelfde programma voor iedereen
Een ervaren specialist heeft iets anders nodig dan een starter van school. Houd de basis gelijk en maak de invulling persoonlijk.
Inwerken en gesprekken met Teampeak
Teampeak is geen onboardingportaal voor contracten en accounts, maar ondersteunt wel het belangrijkste deel van inwerken: het gesprek tussen starter en leidinggevende. Je plant check-ins en het proeftijdgesprek in de gesprekscyclus, legt doelen vast en ziet hoe nieuwe collega’s zich voelen.
Een vliegende start voor nieuwe collega’s
- 1-op-1 check-ins, voortgangs- en proeftijdgesprekken met vaste formulieren.
- Doelen voor de eerste 90 dagen vastleggen en volgen.
- Pulse surveys om te peilen hoe starters de eerste maanden ervaren.
- AI Coach Talli helpt leidinggevenden bij het voorbereiden van gesprekken.
Teampeak schrijft over onboarding, de gesprekscyclus en het behoud van talent. Het team helpt organisaties om nieuwe collega’s niet alleen binnen te halen, maar ook goed te laten landen.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.