- Het draait om het verzamelen, delen, toepassen en ontwikkelen van kennis.
- Het grootste deel van de kennis is impliciet: ervaring die moeilijk op papier past.
- Impliciete kennis deel je vooral via mensen: mentoring, meelopen en samenwerken.
- Kennisverlies dreigt bij vertrek, pensioen en interne doorstroom.
- Een sterke leercultuur is belangrijker dan het systeem dat je kiest.
Wat is kennismanagement?
Elke organisatie draait op kennis: over klanten, producten, processen en de beste manier om problemen op te lossen. Het doel is ervoor te zorgen dat die kennis niet toevallig bij één persoon blijft hangen, maar beschikbaar is voor iedereen die haar nodig heeft.
Het begrip klinkt misschien als iets voor IT, met databanken en intranetten. Maar het is minstens zo goed een HR-onderwerp. Kennis zit bij mensen, en of mensen kennis delen hangt af van cultuur, leiderschap, tijd en vertrouwen. Daarmee raakt het aan talentontwikkeling, learning & development en successieplanning.
De vier kernactiviteiten
- verzamelen: kennis zichtbaar maken en vastleggen waar dat kan;
- delen: kennis laten stromen tussen mensen, teams en generaties;
- toepassen: kennis gebruiken in het werk, zodat het iets oplevert;
- ontwikkelen: nieuwe kennis opdoen door leren, experimenteren en reflecteren.
Impliciete en expliciete kennis
Niet alle kennis is hetzelfde. Het belangrijkste onderscheid is dat tussen kennis die je kunt opschrijven en kennis die in ervaring en vakmanschap zit.
Impliciete kennis
- Ervaring, intuïtie en vakmanschap.
- Moeilijk op papier te zetten.
- Voorbeeld: aanvoelen wanneer een klant twijfelt.
- Deel je via meelopen, mentoring en samenwerken.
Expliciete kennis
- Procedures, handleidingen, documentatie.
- Makkelijk vast te leggen en te verspreiden.
- Voorbeeld: een werkinstructie of checklist.
- Deel je via een kennisbank, intranet of LMS.
De meeste waardevolle kennis is impliciet. Daarom schiet een aanpak die alleen op documentatie leunt tekort. Een wiki vol procedures helpt een nieuwe collega op weg, maar maakt hem nog geen ervaren vakman.
Het SECI-model: zo stroomt kennis
Een bekend model binnen kennismanagement is het SECI-model van de Japanse onderzoekers Nonaka en Takeuchi. Het beschrijft vier manieren waarop kennis wordt omgezet en laat zien dat kennis nooit stilstaat.
Socialisatie (impliciet → impliciet)
Kennis gaat over door samen te werken, mee te kijken en te ervaren. Denk aan een junior die meeloopt met een senior.
Externalisatie (impliciet → expliciet)
Ervaring wordt onder woorden gebracht, bijvoorbeeld in een werkinstructie, een casus of een lessons-learned-sessie.
Combinatie (expliciet → expliciet)
Bestaande documenten en bronnen worden samengevoegd tot nieuwe kennis, zoals een handboek of training.
Internalisatie (expliciet → impliciet)
Mensen passen vastgelegde kennis toe tot het vanzelfsprekend wordt. Zo ontstaat weer nieuwe ervaring.
Praktische les: investeer in alle vier de bewegingen. Organisaties focussen vaak op vastleggen en combineren (systemen), terwijl socialisatie en internalisatie (mensen en ervaring) het verschil maken.
Wanneer dreigt kennisverlies?
Kennis gaat vaak pas opvallen als ze weg is. Let vooral op deze momenten:
Een eenvoudige vraag helpt om risico’s te vinden: “Wat gebeurt er als deze collega morgen drie maanden uitvalt?” Lukt het werk dan niet meer, of weet niemand waar bepaalde informatie staat, dan heb je een kwetsbare plek gevonden. Goed kennismanagement begint precies bij die plekken, niet bij een organisatiebreed project.
Pensioen
- ervaren collega’s nemen jaren aan kennis mee;
- begin tijdig met overdracht, bijvoorbeeld via een generatiepact.
Vertrek
- bij onverwacht vertrek is er weinig tijd;
- gebruik offboarding en het exitgesprek voor overdracht.
Sleutelfiguren
- één persoon die als enige iets kan;
- maak die afhankelijkheid zichtbaar en verdeel kennis.
Ook interne doorstroom kan kennis laten wegvallen, al blijft die dan wel in huis. Combineer kennisborging daarom met interne mobiliteit: wie doorgroeit, draagt zijn oude rol bewust over.
Kennismanagement opzetten in 6 stappen
Bepaal welke kennis kritisch is
Welke kennis is onmisbaar voor je strategie en je klanten? Begin daar, niet bij alles tegelijk.
Breng in kaart wie wat weet
Een skill matrix of een vlootschouw laat zien waar kennis zit en waar afhankelijkheden bestaan.
Organiseer kennisdeling tussen mensen
Zet mentoring, meelopen, intervisie en kennissessies in. Geef medewerkers er ook tijd voor; kennis delen naast een volle agenda lukt zelden.
Leg vast wat vastgelegd kan worden
Werkinstructies, FAQ’s en lessons learned horen op één vindbare plek, bijvoorbeeld een kennisbank of een learning management system.
Bouw aan een leercultuur
Waardeer het delen van kennis en het stellen van vragen. Een leercultuur waarin fouten bespreekbaar zijn, zorgt dat kennis stroomt in plaats van stilstaat.
Maak het onderdeel van gesprekken
Bespreek in ontwikkelgesprekken welke kennis iemand kan delen en wat hij wil leren. Zo wordt het een vast onderdeel van de cyclus in plaats van een project.
Instrumenten en voorbeelden van kennismanagement
Er is geen standaardpakket. Kies instrumenten per kernactiviteit en begin bij het grootste risico. Een overzicht van wat in de praktijk goed werkt:
Kennis delen
- mentoring en een buddysysteem voor nieuwe collega’s;
- vakgroepen of communities rond een thema;
- meelopen en job rotation tussen teams.
Kennis vastleggen
- een wiki of kennisbank met een duidelijke eigenaar per onderwerp;
- een documentmanagementsysteem met vaste mappen en versiebeheer;
- korte werkinstructies en video’s.
Kennis borgen
- een overdrachtsplan bij vertrek of pensioen;
- evaluaties na projecten;
- kennisdeling als vast punt in teamoverleg.
Kennisoverdracht bij vertrek
Het moment van vertrek is het meest kwetsbaar. Begin direct na de opzegging met een overdrachtsplan: welke taken, contacten en lopende zaken moeten worden overgedragen, en aan wie? Laat de opvolger waar mogelijk een paar weken meelopen en neem kennisoverdracht op in je offboarding. Een goed exitgesprek levert daarnaast inzicht op in waar kennis en werk nog op één persoon leunen. Leg ten slotte vast wie na het vertrek eigenaar wordt van de vastgelegde documenten, zodat ze actueel blijven.
Valkuilen en succesfactoren
Veel initiatieven op het gebied van kennismanagement sneuvelen niet op techniek, maar op gedrag. Deze patronen zie je vaak:
- systeem eerst: een nieuwe kennisbank zonder afspraken over gebruik en onderhoud wordt al snel een kerkhof;
- kennis is macht: in een cultuur waar kennis status geeft, delen mensen liever niet;
- geen tijd: delen wordt gezien als iets extra’s in plaats van als onderdeel van het werk;
- geen eigenaar: zonder duidelijke verantwoordelijkheid veroudert vastgelegde kennis snel.
Succesvolle organisaties draaien dat om. Leidinggevenden geven het goede voorbeeld, delen van kennis telt mee in waardering en ontwikkeling, en kennisdeling is ingepland in plaats van vrijblijvend. Daarmee wordt het een vanzelfsprekend onderdeel van hoe je met persoonlijke ontwikkeling omgaat.
Kennis en talent in beeld met Teampeak
Teampeak is geen kennisbank of documentsysteem. Het helpt je wel om te zien waar kennis en talent in je organisatie zitten, om opvolging en interne doorstroom te plannen en om kennisdeling een plek te geven in ontwikkelgesprekken en POP’s.
Weet wie wat weet en laat het groeien
- Talentscans en e-assessments om kwaliteiten en skills in kaart te brengen.
- Vlootschouw en 9-grid om sleutelposities en opvolging te bespreken.
- POP’s en ontwikkelgesprekken waarin kennisdeling en leerdoelen een plek krijgen.
- Coach-marktplaats en interne vacaturebank voor ontwikkeling en doorstroom.
Teampeak schrijft over talentontwikkeling, leercultuur en het behoud van kennis en talent. Het team helpt organisaties om ontwikkeling een vaste plek te geven in het dagelijkse werk.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.