- Er is geen algemeen wettelijk recht op onbetaald verlof; je maakt er samen afspraken over.
- Uitzonderingen zijn onder meer langdurend zorgverlof en het onbetaalde deel van ouderschapsverlof.
- Tijdens onbetaald verlof bouwt de medewerker geen vakantie-uren op en ontvangt hij geen loon.
- Volledig verlof van langer dan 18 maanden kan gevolgen hebben voor het recht op uitkeringen.
- Leg vooraf schriftelijk vast: duur, terugkeer, pensioen, ziekte en eventuele vervanging.
Wat is onbetaald verlof?
Bij deze vorm van verlof zet je het werk en de loonbetaling tijdelijk stil, maar blijft de arbeidsovereenkomst bestaan. De medewerker komt na afloop terug in zijn of haar functie, of in een vergelijkbare rol als dat zo is afgesproken.
De duur varieert sterk: van een paar losse dagen tot een sabbatical van een half jaar of langer. Het kan gaan om hele dagen, maar ook om minder uren per week voor een bepaalde periode. Omdat de wet er weinig over zegt, bepalen de cao, je verlofreglement en de onderlinge afspraken grotendeels hoe het geregeld wordt.
Veelvoorkomende redenen
- een langere reis of een sabbatical;
- zorg voor een naaste, als het wettelijke zorgverlof niet volstaat;
- studie of een opleiding naast het werk;
- een verbouwing, verhuizing of andere privésituatie;
- herstel en balans, voordat het misgaat.
Heeft een medewerker recht op onbetaald verlof?
In de basis niet. Als werkgever mag je een verzoek weigeren, maar volgens de normen van goed werkgeverschap beoordeel je het serieus en leg je uit waarom je nee zegt. Er zijn wel wettelijke verlofvormen die (deels) onbetaald zijn:
Langdurend zorgverlof
- maximaal 6× de wekelijkse arbeidsduur per 12 maanden;
- onbetaald, tenzij de cao iets anders regelt;
- zie zorgverlof.
Ouderschapsverlof
- 26× de wekelijkse arbeidsduur per kind;
- 9 weken deels betaald via UWV in het eerste levensjaar;
- de rest is onbetaald, tenzij anders afgesproken.
Overig onbetaald verlof
- geen wettelijk recht;
- cao of regeling kan het wel regelen;
- anders in onderling overleg.
Lees meer over het betaalde deel van ouderschapsverlof. Gaat het om een acute situatie, dan heeft de medewerker eerst recht op calamiteitenverlof met behoud van loon. Ook bijzonder verlof uit de cao kan een alternatief zijn.
Wat zijn de gevolgen van verlof zonder loon?
Omdat er geen loon is, verandert er meer dan alleen het bankrekeningsaldo. Bespreek deze punten vooraf met je medewerker, zodat er achteraf geen verrassingen zijn.
- Geen loon en geen vakantiegeld over de verlofperiode.
- Geen opbouw van vakantie-uren — anders dan bij langdurend zorgverlof of aanvullend geboorteverlof.
- Eventuele 13e maand of bonus naar rato.
- Opbouw stopt vaak of loopt anders door.
- Soms kan de werknemer zelf premie bijbetalen.
- Check de regels van het pensioenfonds.
- Een lager inkomen tijdens verlof verlaagt een latere WW- of WIA-uitkering niet.
- Bij volledig verlof langer dan 18 maanden kan het recht op uitkering wel geraakt worden.
- Toeslagen kunnen stijgen; de werknemer geeft dat zelf door.
Ziek tijdens het verlof? De gevolgen voor loondoorbetaling en een eventuele ziektewetuitkering zijn niet altijd eenduidig. Spreek vooraf af wat er gebeurt als de medewerker ziek wordt en check bij twijfel uwv.nl of je arbodienst. Lees ook meer over loon bij ziekte.
Checklist: deze afspraken leg je vast
Leg de afspraken altijd schriftelijk vast, bijvoorbeeld in een korte verlofovereenkomst of een addendum bij de arbeidsovereenkomst. Zo weten beide partijen waar ze aan toe zijn.
Duur en omvang
Begin- en einddatum, volledig of gedeeltelijk verlof, en of verlenging of eerder terugkomen mogelijk is.
Terugkeer
Komt de medewerker terug in dezelfde functie, of in een vergelijkbare rol? Leg vast wat er gebeurt bij een reorganisatie in de tussentijd.
Pensioen en verzekeringen
Loopt de pensioenopbouw door, betaalt iemand zelf bij, en wat geldt voor een eventuele verzuimverzekering of collectieve regeling?
Ziekte en bereikbaarheid
Wat gebeurt er bij ziekte tijdens het verlof, en is de medewerker bereikbaar voor dringende vragen — of juist niet?
Werkmiddelen en nevenwerk
Mag de medewerker laptop en telefoon houden? Is ander betaald werk tijdens het verlof toegestaan? Denk aan nevenactiviteiten.
Overdracht en vervanging
Wie neemt het werk over, en hoe draag je kennis over? Plan een overdrachts- en een terugkeermoment.
Een verzoek beoordelen: het gesprek
Achter een aanvraag voor onbetaald verlof zit vaak meer dan alleen een praktische wens. Soms is het een teken dat iemand vastloopt, toe is aan iets nieuws of te veel ballen tegelijk hooghoudt. Een goed gesprek — zie ook het goede gesprek — helpt om de echte vraag boven tafel te krijgen.
Alleen formeel afhandelen
- Ja of nee op basis van bezetting.
- Weinig zicht op de reden erachter.
- Kans op vertrek als het verzoek wordt afgewezen.
- Geen afspraken over terugkeer.
In gesprek beoordelen
- Je begrijpt wat de medewerker nodig heeft.
- Je zoekt samen naar alternatieven, zoals minder uren of thuiswerken.
- Betere binding, ook bij een nee.
- Heldere afspraken over terugkeer en ontwikkeling.
Bespreek bij terugkeer ook hoe het gaat. Plan een 1-op-1 gesprek in de eerste week en kijk samen naar doelen en eventuele nieuwe ambities. Gaat het om werkdruk of balans, kijk dan naar duurzame inzetbaarheid en structurele oplossingen, zoals flexibele werktijden of aandacht voor work-life balance.
Hoe vraagt een medewerker onbetaald verlof aan?
Zonder cao-regeling of verlofreglement is er geen vaste procedure. Vraag in elk geval om een schriftelijk verzoek met de gewenste periode, de omvang (volledig of een deel van de uren), de reden voor zover de medewerker die wil delen en een voorstel voor de overdracht van het werk. Hoe langer het verlof, hoe eerder het verzoek binnen moet zijn; een paar maanden vooraf is bij een lang verlof redelijk.
Bespreek het verzoek daarna in een gesprek. Je hoort de achtergrond, kunt alternatieven verkennen, zoals extra vakantiedagen kopen, tijdelijk minder uren werken of een vorm van wettelijk verlof, en je voorkomt dat een afwijzing als een koude brief binnenkomt. Bevestig de uitkomst altijd schriftelijk.
Verlof bespreekbaar maken met Teampeak
Teampeak doet geen verlofregistratie of salarisadministratie; het verlof zelf verwerk je in je HR- en salarissysteem. Teampeak helpt je wel bij de gesprekken eromheen: het verzoek, de overdracht en vooral de terugkeer. En met pulse surveys zie je eerder wanneer medewerkers behoefte hebben aan meer ruimte, zodat je het gesprek kunt voeren voordat iemand afhaakt.
Afspraken die blijven hangen
- 1-op-1 gesprekken plannen voor vertrek en terugkeer.
- Afspraken vastleggen in gespreksverslagen die beide partijen kunnen inzien.
- Pulse surveys over balans, werkdruk en werkgeluk.
- Doelen en POP na terugkeer opnieuw samen vaststellen.
Teampeak schrijft over verlof, werkgeluk en het goede gesprek tussen leidinggevende en medewerker. Het team helpt organisaties om verlofverzoeken te zien als kans om te binden, niet als administratieve last.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.