- De casemanager wordt samen door werkgever en werknemer aangewezen in het plan van aanpak.
- Kerntaak: bewaken dat afspraken en termijnen uit de Wet verbetering poortwachter worden nagekomen.
- De rol kan intern liggen (HR, leidinggevende) of extern (arbodienst, verzuimbureau).
- Een casemanager is geen arts: medische informatie blijft bij de bedrijfsarts.
- Goede casemanagers investeren in het gesprek – niet alleen in het dossier.
Wat is een casemanager bij verzuim?
Bij kortdurend verzuim is een casemanager meestal niet nodig. Maar dreigt een medewerker langer uit te vallen, dan start het wettelijke re-integratietraject en heb je één vast aanspreekpunt nodig dat het overzicht houdt.
Die rol komt rechtstreeks voort uit de Wet verbetering poortwachter. Na de probleemanalyse van de bedrijfsarts (uiterlijk in week 6) stellen werkgever en werknemer binnen twee weken een plan van aanpak op. Daarin wijzen zij samen iemand aan die toeziet op de uitvoering. UWV noemt die persoon de casemanager: degene bij wie je terechtkunt als afspraken niet worden nagekomen.
In de praktijk is de casemanager verzuim de spil van het traject. Hij of zij weet wat er is afgesproken, wanneer de volgende evaluatie is, welk document er nog ontbreekt en wie welke actie heeft. Dat klinkt administratief, maar de beste casemanagers zijn vooral goede gesprekspartners. Ze houden contact, signaleren tijdig stagnatie en zorgen dat werknemer en werkgever niet langs elkaar heen werken.
Kenmerken van de rol
- aangewezen in het plan van aanpak, met instemming van beide partijen;
- bewaakt voortgang, termijnen en de volledigheid van het re-integratiedossier;
- vormt de schakel tussen medewerker, leidinggevende, HR en bedrijfsarts;
- heeft geen medische rol en vraagt geen diagnose of behandeling uit.
Taken van een casemanager verzuim
Welke taken precies bij de casemanager liggen, verschilt per organisatie en per contract met de arbodienst. Het takenpakket valt grofweg in drie delen uiteen.
Termijnen bewaken
- probleemanalyse, plan van aanpak en ziekmelding bij UWV op tijd;
- evaluatiemomenten inplannen, minstens eens per 6 weken;
- eerstejaarsevaluatie rond week 52 voorbereiden.
Vastleggen
- afspraken en bijstellingen documenteren;
- het re-integratieverslag compleet houden;
- acties en verantwoordelijken bijhouden.
Verbinden
- regelmatig contact met de zieke medewerker;
- leidinggevende adviseren over het verzuimgesprek;
- afstemmen met bedrijfsarts en eventuele re-integratiebureaus.
Werk je met een arbodienst, dan kan de bedrijfsarts via taakdelegatie onderdelen van de begeleiding laten uitvoeren door bijvoorbeeld een casemanager of praktijkondersteuner. De bedrijfsarts blijft daarbij eindverantwoordelijk en houdt toezicht; het medische oordeel blijft altijd bij de arts.
Wie kan casemanager worden?
De wet schrijft niet voor wie de rol van casemanager verzuim vervult. Werkgever en werknemer kiezen samen. Dat geeft ruimte, maar ook verantwoordelijkheid: de keuze bepaalt in hoge mate hoe soepel het traject verloopt.
Interne casemanager
- Leidinggevende, HR-adviseur of interne verzuimcoördinator.
- Kent de organisatie, het werk en de medewerker.
- Kan snel schakelen over aangepast werk.
- Risico: rolvermenging bij een conflict of verstoorde relatie.
Externe casemanager
- Casemanager van de arbodienst of een verzuimbureau.
- Veel kennis van procedures en UWV-eisen.
- Neutraler bij spanningen tussen partijen.
- Minder zicht op de dagelijkse werkpraktijk en mogelijkheden.
Praktische tip: in veel mkb-organisaties is de leidinggevende de casemanager, met HR of de arbodienst als vangnet. Speelt er een arbeidsconflict, kies dan liever iemand die buiten de directe werkrelatie staat.
Wat de keuze ook wordt: leg in je verzuimprotocol vast wie de casemanager standaard is en wanneer je daarvan afwijkt. Zo weet iedereen vanaf dag één waar hij aan toe is.
De casemanager in de poortwachtertijdlijn
De rol wordt pas echt zichtbaar als je hem naast de wettelijke tijdlijn legt. In 2026 gelden – ongewijzigd – de volgende ijkpunten:
Week 6 – probleemanalyse
De bedrijfsarts beschrijft beperkingen en mogelijkheden. De casemanager zorgt dat de analyse er op tijd is en met beide partijen wordt besproken.
Week 8 – plan van aanpak
Werkgever en werknemer leggen afspraken vast en wijzen de casemanager aan. Vanaf nu bewaakt die de uitvoering.
Elke 6 weken – evaluatie
Minimaal eens per zes weken bespreek je de voortgang en stel je het plan zo nodig bij. Leg elk gesprek vast in een gespreksverslag.
Week 42 – ziekmelding UWV
De werkgever meldt de langdurige ziekte bij UWV. De casemanager controleert of de melding op tijd de deur uit gaat.
Rond week 52 – eerstejaarsevaluatie
Je blikt terug op het eerste ziektejaar en bepaalt het re-integratiedoel voor het tweede jaar. Lees meer over de eerstejaarsevaluatie.
Week 91–93 – eindevaluatie en WIA
Het re-integratieverslag wordt afgerond voor de WIA-aanvraag, die uiterlijk in week 93 bij UWV moet liggen.
Waarom dit ertoe doet: vindt UWV dat er te weinig aan re-integratie is gedaan, dan kan het een loonsanctie opleggen van maximaal 52 weken extra loondoorbetaling, bovenop de 104 weken. Een goede casemanager is dus ook risicomanagement.
Privacy: wat mag de casemanager wel en niet?
De casemanager werkt met gevoelige situaties, maar is geen medisch professional. Onder de AVG mag een werkgever – en dus ook een interne casemanager – geen diagnose, behandeling of medische details vragen of vastleggen. Lees meer over de regels in AVG in HR.
- Wat kun je op dit moment wel?
- Welke aanpassingen in werk of uren helpen?
- Hoe verlopen de afspraken uit het plan van aanpak?
- Wat heb je precies?
- Welke medicijnen of therapie krijg je?
- Wat zegt je huisarts of specialist?
Wil de medewerker zelf iets vertellen, dan mag dat, maar je legt het niet vast. Medische informatie hoort bij de bedrijfsarts, die de werkgever alleen informeert over beperkingen, mogelijkheden en de verwachte duur.
Wat maakt een casemanager effectief?
Procedures volgen is het minimum. Het verschil zit in hoe de casemanager het traject menselijk en concreet houdt. Uit de praktijk komen een paar eigenschappen steeds terug:
- proactief contact: niet wachten tot een termijn nadert, maar regelmatig even bellen of langsgaan;
- gespreksvaardigheid: doorvragen op mogelijkheden in plaats van beperkingen, met goede vraagtechnieken;
- neutraliteit: belangen van werkgever en werknemer allebei serieus nemen;
- helder vastleggen: afspraken zo noteren dat een UWV-beoordelaar ze een jaar later nog begrijpt;
- oog voor preventie: leren van elke casus voor duurzame inzetbaarheid in het hele team.
Veel langdurig verzuim is te voorkomen of te verkorten als signalen eerder worden opgepikt. Werkdruk, conflicten of privéomstandigheden zijn vaak al zichtbaar vóór de ziekmelding. Daarom loont het om de casemanager te laten samenwerken met leidinggevenden die structureel in gesprek zijn met hun mensen.
Verzuim voorkomen en begeleiden met Teampeak
Teampeak vervangt je verzuimregistratie of arbodienst niet: ziekmeldingen, termijnbewaking en het re-integratiedossier regel je in je verzuimsysteem. Wat Teampeak wél doet, is het gesprek eromheen versterken. Leidinggevenden voeren regelmatige 1-op-1 gesprekken, leggen afspraken vast en zien via pulse surveys eerder waar werkdruk of werkgeluk onder druk staat. Zo verklein je de kans dat een casemanager überhaupt nodig is.
Het goede gesprek, ook bij verzuim
- Vaste gespreksformats voor 1-op-1, functionerings- en ontwikkelgesprekken, inclusief gespreksverslagen.
- Pulse surveys en MTO om signalen van werkdruk en verminderd werkgeluk vroeg te zien.
- AI Coach Talli helpt leidinggevenden zich voor te bereiden op lastige gesprekken.
- Ontwikkelafspraken en POP om duurzame inzetbaarheid na terugkeer te ondersteunen.
Teampeak schrijft over verzuim, re-integratie en het goede gesprek tussen leidinggevende en medewerker. Het team helpt organisaties om signalen eerder op te pikken, zodat verzuim minder vaak een dossier wordt.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.