- Een applicant tracking system brengt vacatures, sollicitaties en selectiestappen samen in één pijplijn.
- Het loont vooral als je regelmatig werft of met meerdere mensen beoordeelt.
- Let op de AVG: bewaartermijnen, verwerkersovereenkomst en rechten van kandidaten.
- AI-functies die cv’s rangschikken vallen onder de AI-verordening als hoog-risicotoepassing.
- Een ATS stopt bij de aanname; voor onboarding, ontwikkeling en interne mobiliteit heb je andere tools nodig.
Wat is een ATS systeem?
ATS staat voor applicant tracking system, letterlijk een volgsysteem voor sollicitanten. Het is de centrale werkplek voor iedereen die bij werving en selectie betrokken is.
Zonder ATS systeem komen sollicitaties binnen via mail, LinkedIn, jobboards en het netwerk van collega’s. Wie heeft welke kandidaat gebeld? Is de afwijzing verstuurd? Een ATS lost dat op met een vaste pijplijn: elke kandidaat heeft een status, elke stap is zichtbaar en communicatie verloopt vanuit één plek.
Kernfuncties van een applicant tracking system
- vacatures maken en met één klik op meerdere kanalen zetten (multiposting);
- sollicitaties automatisch verzamelen en cv’s uitlezen;
- een kanbanachtige pijplijn met fases zoals ‘nieuw’, ‘gesprek’ en ‘aanbod’;
- beoordelingsformulieren en notities voor hiring managers;
- e-mailsjablonen, gespreksplanning en rapportages zoals time-to-hire.
Voordelen en valkuilen
Sneller schakelen
- minder handwerk en dubbel werk;
- kandidaten haken minder snel af door snelle reacties.
Inzicht
- zie welke kanalen de beste kandidaten opleveren;
- meet doorlooptijd en conversie per fase.
Blind vertrouwen
- automatische filters kunnen goede kandidaten wegfilteren;
- kans op bias bij AI-ranking.
De grootste winst zit vaak in de candidate experience. Een kandidaat die binnen een paar dagen hoort waar hij staat, denkt positiever over je organisatie – ook als hij wordt afgewezen. De grootste valkuil is het omgekeerde: knock-outvragen en trefwoordfilters zo streng instellen dat zij-instromers en mensen met een ongebruikelijk cv nooit een mens te zien krijgen.
Wanneer loont een applicant tracking system?
Mail & spreadsheet volstaan
- Je werft een paar keer per jaar.
- Eén persoon doet de hele selectie.
- Weinig reacties per vacature.
- Werving loopt grotendeels via een bureau.
Een ATS wordt zinvol
- Je hebt doorlopend meerdere vacatures open.
- Meerdere hiring managers beoordelen kandidaten.
- Je wilt een talentpool opbouwen (met toestemming).
- Je wilt kosten en resultaat per kanaal meten.
Kleinere organisaties beginnen vaak met de wervingsmodule van hun HR-systeem of een eenvoudige tool. Groei je door of werk je met een recruitmentstrategie op meerdere doelgroepen, dan loont een volwaardig systeem met koppelingen en recruitment automation.
Welke soorten zijn er?
- losse ATS-software: gespecialiseerd in werving, met veel koppelingen naar jobboards en sterke rapportages;
- wervingsmodule in een HR-suite: minder uitgebreid, maar gegevens van aangenomen kandidaten stromen direct door naar de personeelsadministratie;
- ATS van een bureau of RPO-partner: je kijkt mee in de pijplijn, maar het systeem en de data liggen bij de partner;
- lichte tools voor kleine teams: een simpele pijplijn en een werkenbij-pagina, vaak tegen een vast maandbedrag.
Welke vorm past, hangt af van je volume, je systeemlandschap en hoeveel je zelf wilt doen. Kies niet op het aantal functies, maar op hoe goed het systeem past bij de manier waarop jouw recruiters en managers werken.
Zo kies je het juiste ATS systeem
Breng je huidige proces in kaart
Teken de stappen van vacature tot aanbod en noteer waar het nu misgaat. Dat is je lijst met eisen, niet de featurelijst van leveranciers.
Betrek hiring managers
Zij moeten er straks mee werken. Is beoordelen omslachtig, dan gaan ze terug naar de mail. Laat ze meedoen in de demo’s.
Check koppelingen
Kijk of het systeem aansluit op je jobboards, agenda, e-mail en HR-systeem, zodat gegevens van aangenomen kandidaten niet opnieuw ingevoerd hoeven te worden.
Toets privacy en beveiliging
Vraag naar dataopslag in de EU, certificeringen zoals ISO 27001, een verwerkersovereenkomst en automatisch verwijderen na de bewaartermijn.
Beoordeel de AI-functies kritisch
Vraag hoe matching of ranking werkt, welke gegevens worden gebruikt en of een mens altijd de eindbeslissing neemt.
AVG en AI-verordening: waar let je op?
In een applicant tracking system verwerk je veel persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft aan dat je gegevens van afgewezen sollicitanten meestal uiterlijk 4 weken na de procedure verwijdert; met toestemming is bewaren tot maximaal 1 jaar redelijk. Stel die termijnen in het systeem in, zodat verwijderen automatisch gebeurt. Lees meer bij AVG in HR.
AI-verordening: AI-systemen voor werving en selectie – zoals het filteren of rangschikken van sollicitaties – zijn hoog-risicotoepassingen. Na de AI-omnibus gelden de verplichtingen daarvoor naar verwachting vanaf 2 december 2027. Al sinds februari 2025 moeten organisaties werken aan AI-geletterdheid van de mensen die zulke tools gebruiken.
Ook de AVG zelf geeft kandidaten het recht om niet uitsluitend te worden onderworpen aan een geautomatiseerd besluit met grote gevolgen. Een afwijzing die volledig door een algoritme wordt genomen, is dus riskant. Zorg dat een recruiter of hiring manager de kandidaat echt beoordeelt.
Een ATS systeem implementeren: zo pak je het aan
De keuze is gemaakt; nu moet het systeem ook gebruikt worden. Veel implementaties stranden niet op techniek, maar op hiring managers die toch weer cv’s doormailen. Deze stappen helpen:
Richt eerst het proces in
Leg de fases van je recruitment funnel vast, met per fase wie verantwoordelijk is en welke standaardberichten kandidaten krijgen.
Migreer alleen wat mag
Neem bestaande kandidaatgegevens alleen over als je ze nog mag bewaren. Oude cv’s zonder toestemming horen niet in het nieuwe systeem.
Train de gebruikers
Geef recruiters een uitgebreide training en hiring managers een korte, praktische instructie: hoe beoordeel ik een kandidaat en waar laat ik feedback achter?
Start met een paar vacatures
Test de flow met een beperkt aantal vacatures en verwerk de feedback voordat je alles overzet.
Evalueer na drie maanden
Kijk of de doorlooptijd en de kandidaatervaring echt verbeteren en schaaf werkstromen en sjablonen bij.
Welke cijfers haal je uit je ATS?
- time to hire: hoeveel dagen zitten er tussen sollicitatie en akkoord?
- herkomst: via welke wervingskanalen komen de kandidaten die je uiteindelijk aanneemt?
- conversie per fase: waar haken de meeste kandidaten af?
- kwaliteit: hoeveel nieuwe medewerkers zijn er na een jaar nog, en hoe functioneren ze?
Dat laatste cijfer staat meestal níet in een ATS systeem, omdat het systeem stopt bij de aanname. Koppel het daarom aan gegevens uit je HR- of talentsysteem, zodat je ziet welke kanalen en selectiestappen echt goede collega’s opleveren.
Na de aanname: waar een ATS ophoudt
Een ATS systeem is gebouwd voor het moment tot de handtekening. Daarna begint het belangrijkste deel: de nieuwe collega moet landen, groeien en blijven. Dat vraagt om andere instrumenten:
- een goed onboardingstraject met vaste kennismakings- en evaluatiemomenten;
- een proeftijdgesprek om verwachtingen over en weer te toetsen;
- ontwikkeldoelen en een POP zodra de basis staat;
- zicht op interne kandidaten, zodat je bij een volgende vacature niet automatisch extern zoekt.
Juist dat laatste punt wordt vaak vergeten. Wie alleen extern werft via een ATS, mist talent dat al binnen is. Een interne vacaturebank naast je wervingssysteem zorgt ervoor dat interne mobiliteit een vaste eerste stap wordt.
Teampeak naast je ATS
Eerlijk is eerlijk: Teampeak is géén applicant tracking system en vervangt je wervingssoftware niet. Teampeak begint waar het ATS ophoudt – bij de nieuwe medewerker die moet landen en groeien – en helpt je om bij elke vacature eerst intern te kijken. Zo vullen beide systemen elkaar aan binnen je HR-software-landschap.
Van aanname naar groei
- Onboarding-, kennismakings- en proeftijdgesprekken met vaste structuur.
- Interne vacaturebank en loopbaanpaden voor interne kandidaten.
- Doelen, POP en talentscans vanaf de eerste maanden.
- Pulse surveys om te zien hoe nieuwe collega’s hun start ervaren.
Teampeak schrijft over HR-tools, werving en de eerste maanden van nieuwe medewerkers. Het team helpt organisaties om hun HR-software zo in te richten dat elke tool doet waar hij goed in is.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.