- Er is geen vaste bewaartermijn personeelsdossier voor het hele dossier; de termijn hangt af van het document.
- Loonadministratie bewaar je 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
- Een kopie van het identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaring bewaar je 5 jaar na het einde van het dienstverband.
- Voor overige stukken zonder wettelijke termijn is 2 jaar na vertrek de gangbare richtlijn van de AP.
- Gegevens van afgewezen sollicitanten verwijder je binnen 4 weken, of binnen 1 jaar met toestemming.
Wat is de bewaartermijn personeelsdossier?
Het is de periode waarin je gegevens van een medewerker na het einde van het dienstverband nog bewaart. Daarna vernietig of verwijder je ze. Welke termijn geldt, hangt af van het soort document en van de wet die erop van toepassing is.
Twee regels botsen hier. Aan de ene kant verplicht de fiscale wetgeving je om loongegevens lang te bewaren, zodat de Belastingdienst kan controleren. Aan de andere kant schrijft de AVG voor dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig is voor het doel waarvoor je ze verzamelde. Het resultaat: een personeelsdossier bestaat in de praktijk uit onderdelen met elk een eigen termijn.
Bewaren is ook verwerken. Zolang je gegevens bewaart, moet je ze beveiligen, toegang beperken en kunnen uitleggen waarom je ze nog hebt. Hoe de AVG verder doorwerkt in je HR-processen lees je bij AVG in HR.
Bewaartermijnen per documentsoort
Dit overzicht geeft per onderdeel de gangbare bewaartermijn personeelsdossier, gerekend vanaf het einde van het dienstverband tenzij anders vermeld. Een cao, pensioenregeling of lopend geschil kan een langere termijn rechtvaardigen.
7 jaar
- salarisadministratie en loonstroken;
- afspraken over loon en vergoedingen;
- gegevens die de Belastingdienst als basisgegevens van de loonadministratie ziet.
5 jaar
- kopie van het identiteitsbewijs;
- loonbelastingverklaring (opgaaf gegevens loonheffingen).
± 2 jaar
- arbeidsovereenkomst en wijzigingen;
- verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken;
- correspondentie over verzuim en re-integratie;
- afspraken over promotie, demotie en ontslag.
Overige termijnen die HR vaak tegenkomt
- afgewezen sollicitanten: uiterlijk 4 weken na afronding van de procedure; met toestemming maximaal 1 jaar (zie ook open sollicitatie);
- registratie van arbeids- en rusttijden: 52 weken, op grond van de Arbeidstijdenwet;
- re-integratiedossier bij eigenrisicodragerschap: hiervoor geldt een langere termijn; vakbronnen zoals de AWVN noemen 5 jaar – stem dit af met je verzuimverzekeraar of adviseur;
- camerabeelden: zo kort mogelijk; als richtlijn wordt vaak 4 weken genoemd, langer alleen bij een incident.
Waarom 2 jaar voor de meeste dossierstukken?
Voor stukken zonder wettelijke bewaarplicht noemt de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) als algemene regel 2 jaar na vertrek van de medewerker. De gedachte: in die periode kan nog een geschil ontstaan over het dienstverband, een getuigschrift of een referentie. Daarna is er meestal geen reden meer om de gegevens te houden.
Belangrijk is het woord maximaal. Heb je gegevens eerder niet meer nodig, dan verwijder je ze eerder. Denk aan een oud adres, een afgehandelde declaratie of een verlopen certificaat. Andersom mag je langer bewaren als daar een concrete reden voor is, zoals een lopende procedure bij de rechter of een geschil over een arbeidsongeschiktheidsuitkering.
Medische gegevens horen er niet in. Je mag een ziekmelding en de verwachte duur vastleggen, maar geen diagnose of medische details. Die zijn voor de bedrijfsarts. Meer over wat wel en niet mag in een dossier lees je bij AVG en het personeelsdossier.
Zo schoon je dossiers op in 5 stappen
Stel een bewaartermijnenbeleid op
Leg per documentsoort vast welke bewaartermijn personeelsdossier geldt, op welke grond en wie verantwoordelijk is voor verwijderen. Bespreek het met je functionaris gegevensbescherming of privacyadviseur.
Rubriceer het dossier
Splits het dossier in onderdelen met een eigen termijn: fiscaal, contract, gesprekken, verzuim. Zo kun je per onderdeel opschonen in plaats van alles of niets.
Plan opschoonmomenten
Koppel een vast moment aan elke uitdiensttreding, bijvoorbeeld een taak na 2 jaar en na 7 jaar. Ruim ook tijdens het dienstverband periodiek verouderde stukken op.
Vernietig veilig
Papier gaat naar een gecertificeerde vernietiger; digitale bestanden verwijder je ook uit back-ups, mailboxen en gedeelde mappen zodra dat technisch kan.
Leg vast dát je hebt opgeschoond
Houd bij welke dossiers je wanneer hebt verwijderd. Zo kun je bij een vraag van de AP of een oud-medewerker aantonen dat je je beleid naleeft.
Mag je het personeelsdossier digitaal bewaren?
Ja. De wet schrijft geen papieren dossier voor. Belangrijk is dat de stukken gedurende de hele bewaartermijn volledig, leesbaar en controleerbaar blijven, en dat je ze goed beveiligt en de toegang beperkt. Wil je papieren stukken met een fiscale bewaarplicht scannen en daarna vernietigen, check dan eerst de voorwaarden die de Belastingdienst stelt aan het omzetten naar een digitale vorm. Een document management systeem helpt om bewaartermijnen per documentsoort automatisch te bewaken.
Langer bewaren bij een lopend geschil
Loopt er een procedure of verwacht je een claim, bijvoorbeeld over ontslag, achterstallig loon of een bedrijfsongeval, dan mag je de stukken die daarvoor relevant zijn langer bewaren dan de gebruikelijke termijn. Je hebt ze dan immers nodig om je rechten te verdedigen. Leg vast welke stukken je om die reden bewaart en tot wanneer, en ruim ze op zodra de zaak is afgerond.
Veelgemaakte fouten bij de bewaartermijn personeelsdossier
Zo gaat het vaak
- Het hele dossier ‘voor de zekerheid’ jaren bewaren.
- Gespreksverslagen verspreid over mailboxen en mappen.
- Medische details in het dossier of in mails.
- Niemand eigenaar van het opschonen.
Zo doe je het goed
- Per documentsoort een eigen termijn.
- Verslagen op één beveiligde plek met beperkte toegang.
- Alleen verzuimgegevens die je nodig hebt; medisch blijft bij de bedrijfsarts.
- Een vaste eigenaar en een geplande opschoontaak.
Juist verslagen van gesprekken raken vaak versnipperd. Een goed gespreksverslag staat op één plek, is voor medewerker en leidinggevende inzichtelijk en kan na de bewaartermijn in één keer worden verwijderd. Dat helpt ook bij zorgvuldige dossieropbouw als het functioneren onder druk staat.
Inzage en verwijderverzoeken
Medewerkers en oud-medewerkers hebben op grond van de AVG het recht om hun gegevens in te zien en in bepaalde gevallen om verwijdering te vragen. Een verzoek beantwoord je in principe binnen een maand.
- inzage betekent: een overzicht van de gegevens, het doel, de ontvangers en de bewaartermijn;
- een verwijderverzoek kun je weigeren voor gegevens die je wettelijk moet bewaren, zoals de loonadministratie;
- bewaar je niets onnodig, dan is een inzageverzoek ook sneller afgehandeld.
Twijfel je over een specifiek document? Raadpleeg de informatie van de Autoriteit Persoonsgegevens en de Belastingdienst, of vraag je salarisadministratie of jurist om mee te kijken. Een breder overzicht van de administratieve kant vind je bij personeelsadministratie.
Gesprekken zorgvuldig vastleggen met Teampeak
Teampeak is geen personeelsdossier of documentarchief; contracten, loongegevens en ID-kopieën bewaar je in je HR- of salarissysteem. Teampeak helpt wel bij een belangrijk deel van wat er in een dossier terechtkomt: de verslagen en afspraken uit je gesprekscyclus. Die staan op één beveiligde plek, zijn zichtbaar voor de juiste mensen en niet meer verspreid over mail en mappen.
Afspraken op één plek
- Gespreksverslagen van functionerings-, beoordelings- en ontwikkelgesprekken op één plek.
- Afspraken en ontwikkelacties die medewerker en leidinggevende allebei terugzien.
- Rollen en rechten, zodat alleen de juiste mensen gesprekken inzien.
- ISO 27001-gecertificeerd platform voor gevoelige HR-informatie.
Teampeak schrijft over HR-processen, privacy in de praktijk en de gesprekscyclus. Het team helpt organisaties om afspraken zorgvuldig vast te leggen zonder administratieve rompslomp.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.