- Het loonheffingsformulier heet officieel Opgaaf gegevens voor de loonheffingen; de oude naam is loonbelastingverklaring.
- De medewerker levert het in vóór de eerste werkdag, samen met een geldig identiteitsbewijs.
- Ontbreken naam, adres of BSN, dan moet je het anoniementarief van 52% toepassen.
- Loonheffingskorting mag maar bij één werkgever of uitkeringsinstantie tegelijk.
- Bewaar het formulier en de kopie ID tot vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin het dienstverband stopt.
Wat is een loonheffingsformulier?
Het loonheffingsformulier is het standaardmodel van de Belastingdienst waarmee een nieuwe medewerker de gegevens doorgeeft die je nodig hebt voor de salarisadministratie. De officiële naam is Opgaaf gegevens voor de loonheffingen. Vroeger heette het de loonbelastingverklaring, en die term hoor je nog steeds.
Het formulier hoort bij elke indiensttreding, ook bij oproepkrachten, bijbanen en stagiairs die een vergoeding krijgen. Voor scholieren en studenten bestaat een aparte variant. Zonder dit formulier kun je de loonheffingen niet correct berekenen.
Welke gegevens staan erop?
- burgerservicenummer (BSN);
- voorletters, achternaam en geboortedatum;
- adres, postcode en woonplaats (en land, voor wie in het buitenland woont);
- de keuze of de werkgever de loonheffingskorting mag toepassen, met ingangsdatum;
- datum en handtekening van de medewerker.
Waarom is het formulier zo belangrijk?
Als werkgever ben je inhoudingsplichtig: jij houdt de loonbelasting en premies in en draagt ze af aan de Belastingdienst. Om dat goed te doen, moet je zeker weten wie je in dienst hebt. Het loonheffingsformulier en de identiteitscontrole vormen samen die basis. Klopt het BSN niet, dan komen inkomensgegevens bij de verkeerde persoon terecht, met gevolgen voor toeslagen, de aangifte inkomstenbelasting en de opbouw van rechten bij UWV. Een kleine administratieve handeling dus, met grote impact voor je medewerker.
Leg daarom vooraf vast wie in je organisatie verantwoordelijk is voor het opvragen en controleren, zodat het niet tussen HR, leidinggevende en salarisadministratie in blijft hangen. Werk je met een extern salarisbureau, spreek dan ook af hoe de gegevens veilig worden uitgewisseld en wie ze bewaart. Dat hoort net zo goed bij een zorgvuldige personeelsadministratie als een getekend contract.
Loonheffingskorting: ja of nee?
De belangrijkste keuze op het formulier is de loonheffingskorting. Dat is de korting op de loonbelasting en premie volksverzekeringen die bestaat uit de algemene heffingskorting en de arbeidskorting. In 2026 bedraagt de algemene heffingskorting maximaal € 3.115; die bouwt af naarmate het inkomen stijgt.
Twee werkgevers, twee keer korting
- Medewerker vinkt bij beide werkgevers “ja” aan.
- Er wordt maandelijks te weinig loonheffing ingehouden.
- Na de aangifte inkomstenbelasting volgt een naheffing.
- Dat bedrag kan oplopen tot honderden euro’s of meer.
Eén werkgever met korting
- Korting alleen bij de werkgever of uitkering met het hoogste inkomen.
- Inhouding sluit beter aan bij wat de medewerker echt verschuldigd is.
- Minder verrassingen bij de jaarlijkse aangifte.
- Aanpassen kan altijd via een nieuw formulier.
Tip voor HR: leg bij het invullen kort uit wat de keuze betekent. Veel medewerkers kiezen “ja” omdat het netto hoger lijkt, zonder te weten dat ze al korting krijgen via een andere baan, uitkering of pensioen.
Het loonheffingsformulier invullen in 4 stappen
Stuur het formulier vóór de start
Neem het mee in je preboarding: stuur het model van de Belastingdienst samen met het contract, zodat alles vóór dag één rond is.
Stel de identiteit vast
Controleer een geldig paspoort, identiteitskaart of vreemdelingendocument. Een rijbewijs volstaat niet voor de loonadministratie. Maak een kopie; bij een Nederlands paspoort ook de achterkant, waar het BSN staat.
Controleer de gegevens
Kloppen naam, BSN en adres met het identiteitsbewijs? Is de keuze voor loonheffingskorting gemaakt en ondertekend?
Verwerk en bewaar
Geef de gegevens door aan de salarisadministratie en bewaar het formulier veilig in de loonadministratie, gescheiden van bijvoorbeeld beoordelingen.
Werk je met een digitale onboarding, dan kan de medewerker het formulier vaak online invullen en ondertekenen. Zorg dat ook dan de identiteit vóór de eerste werkdag is vastgesteld. Een handige onboarding checklist voorkomt dat het tussen de bedrijven door vergeten wordt.
Geen of onvolledig formulier: het anoniementarief
Heeft de medewerker op de eerste werkdag geen volledige en juiste gegevens aangeleverd, of kun je de identiteit niet vaststellen? Dan moet je volgens de hoofdregel het anoniementarief van 52% toepassen. De loonheffingskorting vervalt dan en voor de werknemersverzekeringen en de Zvw geldt geen maximum. Dat geldt ook als iemand geen geldige verblijfs- of werkvergunning heeft.
Rekenvoorbeeld
Stel: een medewerker verdient € 3.000 bruto per maand en levert het loonheffingsformulier pas na twee maanden in. Over die eerste maanden houd je 52% in, ongeveer € 1.560 per maand. Met het reguliere tarief en de loonheffingskorting zou dat aanzienlijk lager liggen. Een vervelende start, en vaak een eerste deuk in het vertrouwen.
Goed nieuws: sinds 2023 mag je het reguliere tarief met terugwerkende kracht (binnen hetzelfde kalenderjaar) toepassen zodra de gegevens alsnog compleet zijn. Je corrigeert dan de eerdere aangiften, maar alleen binnen hetzelfde kalenderjaar. Ligt de oorzaak buiten de invloed van werkgever en medewerker, zoals een vertraagde BSN-toekenning, dan kan een uitzondering gelden. Raadpleeg bij twijfel het Handboek Loonheffingen op belastingdienst.nl.
Hoe lang bewaar je het loonheffingsformulier?
Je bewaart het formulier en de kopie van het identiteitsbewijs tot ten minste vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin het dienstverband eindigt. Vervangen formulieren bewaar je ook. Daarna moet je ze verwijderen; langer bewaren past niet bij de AVG. Lees meer in ons artikel over het AVG-proof personeelsdossier.
Wanneer vul je een nieuw formulier in?
- de medewerker wil de loonheffingskorting aan- of uitzetten, bijvoorbeeld door een tweede baan of uitkering;
- de medewerker gaat pensioen of AOW ontvangen naast het loon;
- er verandert iets in de persoonsgegevens dat de medewerker zelf doorgeeft;
- bij een nieuwe dienstbetrekking binnen dezelfde organisatie, als je administratie dat vereist.
Bij uitdiensttreding hoeft de medewerker niets in te vullen, maar een nieuwe werkgever zal opnieuw om een loonheffingsformulier vragen. Een kort moment in het exitproces om de keuze voor de korting te benoemen, voorkomt verrassingen.
Een sterke start met Teampeak
Teampeak doet geen salarisadministratie en beheert geen personeelsdossier: het loonheffingsformulier hoort in je salaris- of HR-administratiesysteem. Waar Teampeak wél helpt, is alles wat een goede start maakt. Een nieuwe collega die zich welkom voelt, blijft langer. Met Teampeak plan je vanaf dag één de juiste gesprekken, zoals een proeftijdgesprek en een eerste ontwikkelgesprek, en zie je via pulse surveys hoe onboarding echt wordt ervaren.
Van eerste werkdag naar echte binding
- Proeftijd-, kennismakings- en 1-op-1 gesprekken plannen en vastleggen.
- Eerste doelen en een POP opstellen samen met de leidinggevende.
- Pulse surveys die laten zien hoe nieuwe medewerkers hun start ervaren.
- AI Coach Talli helpt leidinggevenden bij het voorbereiden van gesprekken.
Teampeak schrijft over onboarding, de employee journey en goed werkgeverschap. Het team laat zien hoe je de administratieve basis en een warme start voor nieuwe collega’s slim combineert.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.