- Een aanbeveling is vrijwillig en persoonlijk; een getuigschrift moet je op verzoek geven bij het einde van het dienstverband.
- Sterke brieven zijn concreet: voorbeelden van resultaten en gedrag zeggen meer dan superlatieven.
- Schrijf alleen als je de persoon echt kunt aanbevelen – je naam staat eronder.
- Vermeld geen gezondheid, verzuim of privé-informatie en vraag akkoord voor wat je deelt.
- Feedback en gespreksverslagen uit het hele jaar maken het schrijven veel makkelijker.
Wat is een aanbevelingsbrief?
Het is een brief waarin jij persoonlijk instaat voor iemand. Je beschrijft hoe je de persoon kent, wat hij of zij goed doet en waarom diegene past bij de nieuwe stap.
In Nederland is zo’n brief minder ingeburgerd dan in de Verenigde Staten of het Verenigd Koninkrijk, waar hij bij sollicitaties en opleidingen vaak standaard wordt gevraagd. Hier wordt hij vooral gebruikt bij internationale functies, masteropleidingen, beurzen, traineeships en soms bij interne doorstroom naar een andere afdeling.
Vaker belt een nieuwe werkgever zelf voor een referentie. Het grote verschil: bij een referentie stel je antwoord op de vragen van de ander, in een brief bepaal jij wat je vertelt en onderbouw je dat.
Wie vraagt erom?
- medewerkers die vertrekken en solliciteren bij een andere organisatie;
- stagiairs en werkstudenten na afloop van hun stage of baan;
- medewerkers die een opleiding, beurs of leiderschapsprogramma willen volgen;
- collega’s die intern solliciteren via interne mobiliteit.
Verschil tussen een aanbevelingsbrief en een getuigschrift
De twee worden vaak door elkaar gehaald, maar juridisch en inhoudelijk zijn het verschillende documenten.
Getuigschrift
- Wettelijk verplicht als de werknemer erom vraagt bij het einde van het dienstverband.
- Feitelijk: functie, periode en eventueel hoe iemand het werk deed.
- Ondertekend namens de werkgever.
- Ontslagreden alleen op verzoek van de werknemer.
Aanbevelingsbrief
- Vrijwillig: je mag ook nee zeggen.
- Persoonlijk: jouw oordeel, met concrete voorbeelden.
- Vaak gericht op één specifieke functie of opleiding.
- Kan ook tijdens het dienstverband.
Wil je meer weten over de verplichte variant, lees dan alles over het getuigschrift. De wettelijke basis daarvan vind je in het Burgerlijk Wetboek op wetten.overheid.nl.
Wat zet je in een aanbevelingsbrief?
Aanhef en doel
Richt je aan een specifieke persoon of commissie als dat kan. Noem in de eerste zin wie je aanbeveelt en voor welke functie of opleiding.
Jouw relatie tot de kandidaat
Hoe lang en in welke rol werkten jullie samen? Was je de directe leidinggevende, projectleider of mentor? Dat bepaalt hoe zwaar je oordeel weegt.
Sterke punten met bewijs
Kies twee of drie kwaliteiten die passen bij de nieuwe stap en onderbouw elk met een concreet voorbeeld: een project, een resultaat, een situatie waarin iemand het verschil maakte.
Fit met de nieuwe stap
Leg uit waarom deze kwaliteiten juist daar van waarde zijn. Dat laat zien dat je de brief niet uit een sjabloon hebt geplukt.
Afsluiting en contact
Sluit af met een duidelijke aanbeveling en je contactgegevens, zodat de ontvanger je kan bellen voor vragen.
Lengte: één A4 is genoeg. Liever drie sterke voorbeelden dan een pagina vol bijvoeglijke naamwoorden.
Voorbeeldzinnen die werken
Gebruik de zinnen hieronder als vertrekpunt en maak ze altijd specifiek voor de persoon. Een tip: werk volgens de STAR-methode – situatie, taak, actie, resultaat – dan worden voorbeelden vanzelf concreet.
- “Met veel overtuiging beveel ik Sara Jansen aan voor de functie van teamleider.”
- “Ik ben drie jaar haar directe leidinggevende geweest binnen ons klantenserviceteam.”
- “Toen ons ticketsysteem werd vervangen, nam Sara het voortouw bij het trainen van twaalf collega’s.”
- “Ze vraagt actief om feedback en zet die zichtbaar om in verbeteringen.”
- “Ik ben ervan overtuigd dat zij in uw team snel van waarde zal zijn.”
- “Voor een toelichting ben ik bereikbaar via onderstaand telefoonnummer.”
Waar let je op als werkgever?
- Wees eerlijk. Kun je iemand niet van harte aanbevelen, zeg dan vriendelijk nee of beperk je tot wat je wel kunt onderschrijven. Een overdreven positieve brief kan je eigen geloofwaardigheid schaden.
- Geen gevoelige gegevens. Laat gezondheid, verzuim, zwangerschap, geloof of privé-omstandigheden weg. Dat hoort niet in een aanbeveling en raakt aan de regels voor AVG in HR.
- Vraag akkoord. Stem met de medewerker af wat je deelt en met wie. Laat de brief desgewenst vooraf lezen.
- Schrijf op persoonlijke titel of namens de organisatie? Spreek intern af wie aanbevelingen op briefpapier van de organisatie mag ondertekenen.
- Wees consistent met het getuigschrift en wat er in beoordelingen staat; tegenstrijdige stukken roepen vragen op.
Gebruik geen AI-tekst zonder controle. Een generator schrijft snel een vloeiende brief, maar zonder jouw eigen voorbeelden klinkt die als elke andere. Check bovendien of je geen persoonsgegevens in een externe tool plakt die je beleid niet toestaat.
Zo bereid je de brief voor
De beste brieven ontstaan niet op het moment dat iemand erom vraagt, maar zijn gebaseerd op wat je al jaren ziet. Ga voor het schrijven even zitten met de medewerker.
Vraag naar het doel
Voor welke functie of opleiding is de brief? Welke kwaliteiten zoekt de ontvanger? Vraag de vacature of de toelatingseisen op.
Verzamel voorbeelden
Kijk terug in verslagen van functioneringsgesprekken, ontvangen complimenten en behaalde doelen. Dat geeft feitelijk materiaal.
Laat de medewerker meedenken
Vraag welke projecten hij of zij zelf het sterkst vindt. Vaak komen er voorbeelden naar boven die je zelf vergeten was.
Schrijf, laat lezen en verstuur
Spreek af of je de brief zelf verstuurt of aan de medewerker meegeeft, en houd een kopie.
Onderbouwd aanbevelen met Teampeak
Teampeak is geen wervings- of documentsysteem, maar zorgt wel dat je de bouwstenen voor een sterke aanbeveling al hebt. Feedback, complimenten, behaalde doelen en afspraken uit gesprekken staan het hele jaar door bij elkaar. En het mooiste is natuurlijk dat goede mensen bij je blijven: via behoud van medewerkers en interne doorgroei.
Het hele verhaal van een medewerker
- Gespreksverslagen van functionerings-, ontwikkel- en 1-op-1 gesprekken op één plek.
- 360°-feedback en complimenten die concrete voorbeelden opleveren.
- Doelen en OKR’s met zichtbare resultaten.
- Interne vacaturebank en loopbaanpaden om talent binnen te houden.
Teampeak schrijft over werving, loopbaanontwikkeling en goede gesprekken. Het team helpt leidinggevenden om de kwaliteiten van hun mensen concreet zichtbaar te maken.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.