- Je bent wettelijk verplicht een getuigschrift te geven als de werknemer daarom vraagt.
- Verplicht zijn functie, arbeidsduur en begin- en einddatum.
- Een oordeel over het functioneren en de reden van vertrek neem je alleen op verzoek op.
- De inhoud moet naar waarheid zijn; anders kun je aansprakelijk zijn voor schade.
- Een werkgeversreferentie is iets anders: dat is mondelinge of schriftelijke informatie aan een nieuwe werkgever.
Wat is een getuigschrift?
Een getuigschrift is een officiële brief waarin je als werkgever bevestigt dat iemand bij je in dienst was, in welke functie en hoe lang. Op verzoek kun je er ook een oordeel over het functioneren aan toevoegen.
In Nederland is het getuigschrift minder ingeburgerd dan bijvoorbeeld in Duitsland of Zwitserland, waar een uitgebreid “Arbeitszeugnis” heel gebruikelijk is. Toch vragen medewerkers er regelmatig om, bijvoorbeeld als ze naar het buitenland vertrekken, een vervolgopleiding gaan doen of een sterk dossier willen bij een sollicitatie.
Het getuigschrift is iets anders dan een werkgeversverklaring. Die laatste gebruik je vooral voor een hypotheek of huurwoning en gaat over inkomen en het soort contract. Een getuigschrift gaat over het werk zelf. Ook een aanbevelingsbrief is anders: die is vrijwillig en bewust positief.
Ben je als werkgever verplicht een getuigschrift te geven?
Ja, als de werknemer erom vraagt. Artikel 7:656 van het Burgerlijk Wetboek verplicht je om bij het einde van de arbeidsovereenkomst een getuigschrift uit te reiken op verzoek van de werknemer. Het maakt niet uit hoe het dienstverband eindigt: door opzegging, met een vaststellingsovereenkomst, door het aflopen van een tijdelijk contract of tijdens de proeftijd.
Weiger je, of geef je het niet binnen redelijke termijn, dan kan de werknemer je aansprakelijk stellen voor de schade die daardoor ontstaat — bijvoorbeeld als een baan wordt misgelopen. Hetzelfde geldt als je bewust onjuiste of misleidende informatie opneemt. Die aansprakelijkheid kan ook gelden tegenover een nieuwe werkgever die op het getuigschrift heeft vertrouwd.
Binnen welke termijn en in welke vorm?
De wet noemt geen vaste termijn, maar ga uit van ‘zo snel als redelijk mogelijk’: idealiter ligt de verklaring klaar op de laatste werkdag of kort daarna. Lever haar schriftelijk aan, op briefpapier van de organisatie en ondertekend door iemand die daartoe bevoegd is. Een digitale ondertekende pdf werkt in de praktijk prima. Vraagt een medewerker die naar het buitenland vertrekt om een Engelse versie, dan is het een kleine moeite om die te leveren; de inhoud blijft dezelfde.
Wetstekst checken? De actuele tekst van artikel 7:656 BW vind je op wetten.overheid.nl (Burgerlijk Wetboek Boek 7, titel 10). Bij twijfel over een specifieke situatie is het verstandig een arbeidsrechtjurist te raadplegen.
Wat moet er in een getuigschrift staan?
De wet maakt onderscheid tussen een basisdeel dat er altijd in moet, en onderdelen die je alleen opneemt als de werknemer daarom vraagt.
Alleen op verzoek van de werknemer
- Een oordeel over hoe de werknemer zijn taken heeft uitgevoerd.
- De manier waarop het dienstverband is geëindigd.
- Bij opzegging door de werkgever: de reden daarvan.
Altijd verplicht
- De aard van het werk (functie en belangrijkste taken).
- De arbeidsduur per dag of per week.
- De datum van indiensttreding.
- De datum van uitdiensttreding.
Die tweedeling beschermt de werknemer. Iemand die met een conflict vertrekt, kan kiezen voor een neutrale verklaring met alleen de feiten. Wie juist trots is op wat hij heeft bereikt, vraagt om een uitgebreidere versie.
Wat hoort er niet in?
- informatie over ziekte of verzuim — dat valt onder de privacyregels;
- verwijzingen naar geloof, afkomst, zwangerschap of andere persoonlijke kenmerken;
- lidmaatschap van een vakbond of de ondernemingsraad;
- verborgen “codetaal” die een negatief beeld moet suggereren zonder het uit te spreken.
Een getuigschrift opstellen in 5 stappen
Vraag wat de werknemer wil
Neutraal of met oordeel? Mét of zonder reden van vertrek? Leg dit kort vast, zodat er later geen discussie ontstaat.
Verzamel de feiten
Functietitel(s), ingangs- en einddatum, arbeidsduur en belangrijkste verantwoordelijkheden. Check dit in het personeelsdossier of je HR-administratie.
Onderbouw het oordeel
Gebruik wat je in functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken hebt vastgelegd: behaalde resultaten, sterke punten en hoe iemand samenwerkte. Zo is het oordeel concreet en controleerbaar.
Schrijf feitelijk en welwillend
Een getuigschrift moet waar zijn, maar je mag de nadruk leggen op wat goed ging. Laat irrelevante details weg en formuleer zakelijk.
Laat ondertekenen en lever op tijd
Gebruik bedrijfspapier, laat een bevoegde leidinggevende of HR ondertekenen en lever het uiterlijk op de laatste werkdag of kort daarna.
Voorbeeldopbouw
- Aanhef en kern — “Hierbij verklaren wij dat [naam] van [datum] tot en met [datum] bij [organisatie] in dienst was als [functie], voor [aantal] uur per week.”
- Taken — drie tot vijf hoofdtaken en verantwoordelijkheden, in gewone taal;
- Oordeel (op verzoek) — concrete resultaten en kwaliteiten, bijvoorbeeld uit doelen of 360 graden feedback;
- Einde dienstverband (op verzoek) — bijvoorbeeld “op eigen verzoek” of “door het aflopen van de overeenkomst”;
- Afsluiting — plaats, datum, naam en functie van de ondertekenaar.
Laat de medewerker het concept lezen voordat je tekent. Komt er een correctie op een feitelijk punt, pas dat dan aan. Over een oordeel mag je van mening verschillen, maar het blijft verstandig het gesprek erover te voeren: een verklaring die bij vertrek tot een conflict leidt, schaadt beide partijen.
Getuigschrift of werkgeversreferentie?
Een werkgeversreferentie is informatie die een toekomstige werkgever bij jou opvraagt, vaak telefonisch. Voor een referentie geldt geen wettelijke plicht zoals bij het getuigschrift. Wel gelden de privacyregels uit de AVG en de algemene norm van goed werkgeverschap.
Getuigschrift
- wettelijke plicht op verzoek;
- werknemer bepaalt of er een oordeel in komt;
- vaste, controleerbare inhoud.
Werkgeversreferentie
- geen wettelijke plicht;
- alleen met toestemming van de (ex-)werknemer;
- beperk je tot feiten en relevant functioneren.
Tip: spreek bij vertrek met de medewerker af of je als referent mag optreden en wat je dan in grote lijnen vertelt. Dat voorkomt verrassingen en past bij een zorgvuldige offboarding.
Een sterk getuigschrift begint bij goede gesprekken
Teampeak is geen personeelsdossier of contractsysteem en maakt die verklaring dus niet automatisch voor je. Het helpt wel bij de basis: een goed onderbouwd oordeel. Wie het hele jaar door gesprekken voert en afspraken vastlegt, hoeft bij vertrek niet uit het geheugen te putten. En met een exitgesprek sluit je het dienstverband netjes af.
Onderbouwd oordeel, eerlijk afscheid
- Functionerings-, beoordelings- en ontwikkelgesprekken met vastgelegde verslagen.
- Behaalde doelen en ontwikkeling per medewerker in één overzicht.
- 360°-feedback en complimenten als extra perspectief op functioneren.
- Exitgesprekken met vaste vragen en inzicht in vertrekredenen.
Teampeak schrijft over arbeidsrecht in de praktijk, de gesprekscyclus en een goede employee journey van eerste tot laatste werkdag. Het team vertaalt regels naar heldere stappen voor HR en leidinggevenden.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.