- Contractbeheer omvat de hele levenscyclus van een arbeidscontract, van aanbod tot uitdiensttreding.
- De belangrijkste deadline is de aanzegtermijn: uiterlijk één maand vóór het einde van een tijdelijk contract van 6 maanden of langer.
- Bewaak de ketenregeling: na meer dan 3 contracten of 3 jaar ontstaat een vast contract.
- Houd rekening met bewaartermijnen en de AVG bij het opslaan van contracten.
- Teampeak doet geen contractbeheer, maar helpt het gesprek vóór elke verlenging goed te voeren.
Wat is contractbeheer in HR?
Elk dienstverband begint met een overeenkomst, maar daarmee is het werk niet klaar. Contracten worden verlengd, aangepast, aangevuld en uiteindelijk beëindigd. Goed beheer zorgt dat je op elk moment weet wat er is afgesproken en wanneer je moet handelen.
In bredere zin gaat contractbeheer ook over leveranciers- en klantcontracten. Op deze pagina focussen we op de HR-kant: de arbeidsovereenkomst en alles wat erbij hoort, zoals een addendum, een geheimhoudings- of concurrentiebeding en afspraken over studiekosten.
Wat valt eronder?
- contracten opstellen op basis van vaste sjablonen en de cao;
- ondertekening regelen, steeds vaker digitaal;
- contracten en wijzigingen veilig opslaan in het personeelsdossier;
- einddata, proeftijden en aanzegtermijnen bewaken;
- tijdig beslissen over verlengen, omzetten naar vast of beëindigen.
De levenscyclus van een arbeidscontract
Aanbod en opstellen
Na het arbeidsvoorwaardengesprek zet je de afspraken in een contract. Gebruik vaste sjablonen, zodat bedingen en verwijzingen naar de cao consistent zijn.
Ondertekenen en informeren
Laat het contract ondertekenen vóór de eerste werkdag, zodat de onboarding zonder losse eindjes start. Volgens de informatieplicht krijgt de werknemer de kerninformatie binnen één week na de start en overige informatie binnen één maand.
Proeftijd bewaken
Bij een contract van langer dan 6 maanden maar korter dan 2 jaar geldt maximaal één maand proeftijd, bij 2 jaar of langer of een vast contract maximaal twee maanden. Bij 6 maanden of korter is geen proeftijd toegestaan.
Wijzigingen vastleggen
Andere uren, een nieuwe functie of een salarisverhoging leg je vast in een addendum of nieuw contract.
Verlengen of beëindigen
Beslis ruim voor de einddatum. Bij tijdelijke contracten van 6 maanden of langer moet je uiterlijk een maand van tevoren schriftelijk aanzeggen.
Archiveren
Na uitdiensttreding, en na een exitgesprek, bewaar je contracten en bijbehorende documenten zolang de wet dat vraagt, en niet langer.
Welke wettelijke termijnen moet je bewaken?
Het grootste risico van slordig beheer zit in termijnen die ongemerkt verstrijken. Dit zijn de belangrijkste in 2026:
Aanzegtermijn
- uiterlijk 1 maand vóór einde tijdelijk contract (≥ 6 mnd);
- schriftelijk, met of zonder verlenging;
- te laat? maximaal één maandloon vergoeding.
Ketenregeling
- meer dan 3 tijdelijke contracten → vast;
- of samen langer dan 3 jaar → vast;
- tussenpoos van meer dan 6 maanden doorbreekt de keten.
Informatieplicht
- kerninformatie binnen 1 week;
- overige informatie binnen 1 maand;
- ook bij wijzigingen tijdig informeren.
Meer details lees je bij de aanzegtermijn en de ketenregeling. Een cao kan op een aantal punten afwijken, dus check altijd wat in jouw sector geldt.
Aangekondigd: de Wet meer zekerheid flexwerkers is in juli 2026 door de Eerste Kamer aangenomen. De tussenpoos in de ketenregeling wordt verlengd van 6 maanden naar 3 jaar (met uitzonderingen voor onder meer seizoenswerk en studenten). Het hoofddeel is beoogd per 1 januari 2028. Houd hier in je contractplanning nu al rekening mee.
Hoe lang bewaar je arbeidscontracten?
Contracten bevatten persoonsgegevens, dus de AVG geldt: je bewaart ze niet langer dan nodig en beveiligt ze goed. Tegelijk schrijven andere wetten minimale bewaartermijnen voor. Een paar ijkpunten:
- de kopie van het identiteitsbewijs bewaar je volgens de Rijksoverheid tot minstens 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan;
- documenten die onderdeel zijn van de loonadministratie vallen onder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar;
- voor overige stukken, zoals gespreksverslagen, kies je een termijn die je kunt onderbouwen en vastlegt in beleid.
Leg dit vast in een privacy- of bewaarbeleid. Meer hierover lees je bij de bewaartermijn van het personeelsdossier en AVG in HR.
Hoe richt je contractbeheer slim in?
Handmatig (Excel & mappen)
- Afhankelijk van één persoon.
- Termijnen glippen er makkelijk door.
- Versies en wijzigingen raken zoek.
- Lastig te beveiligen volgens de AVG.
Systeem met signalering
- Automatische herinneringen vóór einddata.
- Eén actuele versie per medewerker.
- Digitale ondertekening en audit trail.
- Toegang per rol geregeld.
Wie is waarvoor verantwoordelijk?
Leg vast wie wat doet. Meestal stelt HR het contract op en bewaakt de termijnen, terwijl de leidinggevende de inhoudelijke beslissing over verlenging neemt. Spreek af wie de herinnering krijgt, wie de aanzegbrief tekent en wie de medewerker informeert. Bij kleinere organisaties zonder HR-afdeling ligt dit vaak bij de directeur of officemanager; juist dan is een vaste routine belangrijk.
Of je nu een HRIS, je salarispakket of een apart documentmanagementsysteem gebruikt: zorg dat het systeem je op tijd waarschuwt. Plan een signaal ruim vóór de aanzegtermijn, bijvoorbeeld drie maanden voor de einddatum. Dan heb je tijd voor het belangrijkste onderdeel: het gesprek.
Vergeet het gesprek niet
Een beslissing over verlenging hoort niet alleen op een administratieve datum te rusten. Voer vooraf een functioneringsgesprek of evaluatiegesprek, zodat de medewerker weet waar hij staat en jij een onderbouwd besluit neemt. Dat voorkomt verrassingen aan beide kanten en vergroot het vertrouwen, ook als het contract niet wordt verlengd.
Contractbeheer in Excel of in een systeem?
Veel kleinere organisaties beginnen met een spreadsheet: één regel per medewerker, met contractvorm, startdatum, einddatum en de datum waarop je uiterlijk moet aanzeggen. Dat werkt zolang één persoon het bijhoudt en het aantal contracten overzichtelijk blijft. Groei je, of werken meerdere leidinggevenden met tijdelijke contracten, dan wordt het risico op een gemiste termijn snel groter.
Spreadsheet
- geen automatische signalen bij naderende einddata;
- versies raken verspreid over mailboxen en mappen;
- lastig om toegang per rol te beperken;
- afhankelijk van één persoon die het bijhoudt.
HR-systeem of DMS
- automatische herinneringen voor aanzegging en proeftijd;
- één actuele versie, inclusief ondertekende documenten;
- rechten per rol, wat helpt bij de AVG;
- koppeling met digitale ondertekening en de salarisadministratie.
Kies je voor software, kijk dan of contractbeheer al zit in je HRIS of salarispakket voordat je een losse tool aanschaft. Minder systemen betekent minder dubbele invoer. Past het binnen een breder compliance management, dan kun je contracttermijnen meenemen in dezelfde controlecyclus als andere wettelijke verplichtingen.
Contractbeheer of contractmanagement?
De termen worden vaak door elkaar gebruikt. Contractbeheer gaat over het administratief op orde houden: opslaan, termijnen bewaken en wijzigingen vastleggen. Contractmanagement is breder en kijkt ook naar de waarde en de prestaties binnen een contract, zoals bij inkoop en leveranciers. In HR gaat het meestal om het eerste.
Contractbeslissingen onderbouwen met Teampeak
Eerlijk is eerlijk: Teampeak doet geen contractbeheer, salarisadministratie of personeelsdossier. Daarvoor gebruik je je HRIS of salarispakket. Teampeak helpt je wél met wat ervoor en erna komt: goede gesprekken over functioneren en ontwikkeling, zodat je bij elke verlenging weet waarop je je besluit baseert. Zo wordt een contractmoment een ontwikkelmoment.
Het gesprek vóór de deadline
- Functionerings-, beoordelings- en ontwikkelgesprekken in een vaste gesprekscyclus.
- Gespreksverslagen met afspraken die medewerker en leidinggevende allebei zien.
- Doelen en POP, zodat de ontwikkeling richting verlenging zichtbaar is.
- Vlootschouw en 9-grid om talent en doorgroei in beeld te brengen.
Teampeak schrijft over arbeidsrecht, HR-processen en de gesprekscyclus. Het team helpt organisaties om administratieve momenten te verbinden aan goede gesprekken met medewerkers.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.