- Verzuim heet in de praktijk langdurig als het langer dan zes weken duurt; dan start het poortwachterstraject.
- Je betaalt maximaal 104 weken minimaal 70% van het loon door; in het eerste jaar nooit minder dan het minimumloon.
- Vaste momenten: probleemanalyse (week 6), plan van aanpak (week 8), UWV-melding (week 42) en WIA-aanvraag (uiterlijk week 93).
- Te weinig re-integratie-inspanning? Dan kan UWV een loonsanctie tot 52 weken opleggen.
- Teampeak vervangt je verzuimsysteem niet, maar helpt je de gesprekken eromheen goed te voeren en vast te leggen.
Wat is langdurig verzuim?
Je spreekt van langdurige uitval als een medewerker zo lang ziek is dat er een gestructureerd re-integratietraject nodig is. Er bestaat geen wettelijke definitie in dagen, maar de grens van zes weken is in de praktijk leidend, omdat daar de eerste wettelijke deadline ligt.
Het onderscheid met kort en middellang verzuim is belangrijk. Een griep of een korte blessure herstelt meestal vanzelf. Bij uitval van maanden speelt vaak meer: psychische klachten, een chronische aandoening, een conflict of een combinatie van werk en privé. Dan helpt afwachten niet, maar heb je een plan nodig — samen met de bedrijfsarts en de medewerker.
Tot circa 1 week
- vaak griep, verkoudheid of maagklachten;
- herstel meestal zonder begeleiding.
1 tot 6 weken
- bijvoorbeeld een operatie of blessure;
- contact en verwachtingen afstemmen.
Langer dan 6 weken
- poortwachtertraject met vaste deadlines;
- plan van aanpak en casemanager.
Hoe je het ziekteverzuim in je organisatie meet — percentage, meldingsfrequentie, gemiddelde duur — lees je in onze uitleg over verzuimcijfers. Het aandeel lange gevallen is vaak klein in aantal, maar groot in kosten en impact.
Welke termijnen gelden bij langdurig verzuim?
De Wet verbetering poortwachter legt vast wat jij, de medewerker en de bedrijfsarts wanneer moeten doen. Mis je een stap, dan kan dat je na twee jaar duur komen te staan. Dit zijn de belangrijkste momenten in 2026:
Week 6 – probleemanalyse
De bedrijfsarts beschrijft wat de medewerker nog kan, wat de beperkingen zijn en wat de verwachting voor herstel is.
Week 8 – plan van aanpak
Samen met de medewerker leg je vast wat het re-integratiedoel is, welke stappen jullie zetten en wie de casemanager is. Evalueer het plan regelmatig.
Week 42 – ziekmelding bij UWV
Als de medewerker 42 weken ziek is, meld je hem of haar bij UWV. Volgens uwv.nl riskeer je bij een te late melding een boete van maximaal € 455.
Rond week 52 – eerstejaarsevaluatie
Je kijkt terug op het eerste jaar en bepaalt het doel voor jaar twee. Is terugkeer in eigen werk niet realistisch, dan zet je het tweede spoor in.
Week 88–93 – richting WIA
UWV stuurt in week 88 informatie over de WIA. Rond week 91 volgt de eindevaluatie en uiterlijk in week 93 vraagt de medewerker WIA aan, met het re-integratieverslag.
Hoe het eerste en tweede spoor in elkaar grijpen, lees je bij re-integratie. Na 104 weken beoordeelt UWV of de medewerker recht heeft op een uitkering: onder 35% arbeidsongeschiktheid is er geen WIA-uitkering, tussen 35 en 80% kan WGA volgen en bij 80% of meer en duurzaam IVA.
Wat kost een langdurig zieke medewerker?
De directe kosten zijn fors. Je betaalt maximaal 104 weken minimaal 70% van het loon door, in het eerste jaar nooit minder dan het wettelijk minimumloon. Veel cao’s spreken een hoger percentage af, bijvoorbeeld 100% in het eerste jaar. Lees de details bij loon bij ziekte.
- loondoorbetaling tot twee jaar, plus werkgeverslasten;
- vervanging: inhuur, overwerk of werk dat blijft liggen;
- begeleiding: bedrijfsarts, arbeidsdeskundige, eventueel een re-integratiebureau;
- indirect: hogere werkdruk bij collega’s, kans op meer uitval en verloop.
Loonsanctie: vindt UWV na twee jaar dat je als werkgever te weinig aan re-integratie hebt gedaan, dan betaal je tot maximaal 52 weken extra loon door. Twijfel je tussentijds of de re-integratie goed loopt, dan kun je bij UWV een deskundigenoordeel aanvragen; dat kost je als werkgever € 400 per aanvraag.
Er wordt politiek gesproken over een kortere loondoorbetaling en over een andere invulling van het tweede ziektejaar voor het mkb. Voor dat laatste ligt sinds april 2026 een wetsvoorstel bij de Tweede Kamer; een ingangsdatum is nog niet bekend. Over een kortere loondoorbetalingsperiode bestaan alleen scenario’s, geen wetsvoorstel. Tot er iets verandert, gelden de 104 weken.
Oorzaken en vroege signalen
Langdurige uitval komt zelden uit het niets. Vaak gaat er een periode aan vooraf waarin iemand minder energie heeft, vaker kort ziek is of zich terugtrekt. Wie die signalen ziet en bespreekt, kan uitval soms voorkomen of verkorten.
- aanhoudende werkdruk of onduidelijke taken;
- conflict met leidinggevende of collega;
- weinig regelruimte of waardering.
- chronische of ernstige aandoening;
- zorg voor een naaste of rouw;
- combinatie van werk- en privébelasting.
- vaker kort ziek in korte tijd;
- minder betrokken in overleg;
- lagere scores in pulse surveys.
Psychische klachten zijn een belangrijke oorzaak van lange uitval. Volgens TNO kostte werkstress werkgevers in 2023 circa € 3,5 miljard en 10,3 miljoen verzuimdagen. Investeren in burn-out preventie loont dus, juist omdat herstel van een burn-out vaak maanden duurt.
Hoe pak je langdurige uitval aan?
De wet schrijft de minimale stappen voor. Of iemand ook echt terugkomt, hangt vooral af van hoe je die stappen invult. Deze aanpak werkt in de praktijk:
Houd contact vanaf dag één
Bel in de eerste dagen, vraag hoe het gaat en spreek af hoe en hoe vaak jullie contact houden. Medische details vraag je niet; die horen bij de bedrijfsarts.
Wijs een casemanager aan
Eén persoon bewaakt de termijnen en het dossier. Dat kan HR zijn of de leidinggevende; lees meer over de rol van een casemanager verzuim.
Kijk naar wat wél kan
Start niet bij de beperkingen, maar bij de mogelijkheden. Aangepast werk, minder uren of andere taken kunnen al vroeg helpen.
Evalueer en stel bij
Plan vaste momenten om het plan van aanpak te bespreken. Leg afspraken en afwegingen schriftelijk vast; dat is je bewijs richting UWV.
Begeleid de terugkeer
Opbouwen gaat zelden in een rechte lijn. Bespreek tegenvallers open en bouw stap voor stap uren en taken op.
Afwachtend
- Alleen contact via de arbodienst.
- Wachten op de volgende wettelijke deadline.
- Afspraken mondeling, niet vastgelegd.
- Medewerker voelt zich vergeten.
Actief en menselijk
- Leidinggevende houdt zelf contact.
- Samen zoeken naar passend werk.
- Gespreksverslagen bij elk moment.
- Medewerker blijft verbonden met het team.
Het gesprek met een langdurig zieke medewerker
Juist bij lange uitval is de kwaliteit van het gesprek bepalend. Een goed verzuimgesprek gaat niet over de diagnose, maar over herstel, mogelijkheden en de weg terug. Deze vragen helpen je op weg:
- Hoe gaat het nu met je?
- Hoe wil je dat we contact houden?
- Wat wil je dat het team weet?
- Wat lukt er op dit moment wel?
- Welke taken zouden je energie geven?
- Wat heb je van mij nodig?
- Wat spreken we af tot het volgende gesprek?
- Wanneer zien of spreken we elkaar weer?
- Klopt het verslag zoals ik het heb vastgelegd?
Na terugkeer houdt de aandacht niet op. Periodieke gesprekken over belasting en energie zijn onderdeel van duurzame inzetbaarheid en verkleinen de kans op terugval.
Minder uitval, betere gesprekken met Teampeak
Teampeak vervangt je verzuim- of arbosysteem niet en doet geen verzuimregistratie. Wel helpt het je om de gesprekken rond verzuim en re-integratie goed voor te bereiden, te voeren en vast te leggen. En met pulse surveys zie je eerder waar werkdruk of energie onder druk staat, zodat je kunt bijsturen voordat iemand uitvalt.
Van signaal naar goed gesprek
- Gesprekstemplates voor verzuim-, re-integratie- en 1-op-1 gesprekken.
- Afspraken en verslagen per medewerker vastgelegd en terug te vinden.
- Pulse surveys en werkgeluk-metingen die vroege signalen zichtbaar maken.
- AI Coach Talli helpt leidinggevenden een lastig gesprek voor te bereiden.
Teampeak schrijft over verzuim, duurzame inzetbaarheid en het goede gesprek. Het team helpt organisaties om signalen van overbelasting eerder te zien en zieke medewerkers menselijk te begeleiden.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.