- Het protocol beschrijft ziekmelding, bereikbaarheid, contact en herstelmelding in heldere stappen.
- Alleen schriftelijke, redelijke controlevoorschriften geven je de mogelijkheid om loon op te schorten.
- Je mag niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte — dat is aan de bedrijfsarts.
- Voor een regeling over ziekteverzuim heb je instemming van de ondernemingsraad nodig.
- Een protocol werkt pas echt als leidinggevenden het goede gesprek voeren met de zieke medewerker.
Wat is een verzuimprotocol?
Het is het draaiboek voor ziekte: wie meldt wat, bij wie, wanneer — en wat er daarna gebeurt. Je vindt het meestal in het personeelshandboek of als bijlage bij de arbeidsovereenkomst.
Het document is een onderdeel van je bredere verzuimbeleid. Dat beleid gaat ook over preventie, vitaliteit en het analyseren van ziekteverzuim. Het protocol is het praktische, operationele deel: de spelregels die gelden vanaf het moment dat iemand zich ziek meldt tot de dag dat hij of zij weer volledig aan het werk is.
Een wettelijke plicht om zo’n document te hebben bestaat niet letterlijk. Toch kun je eigenlijk niet zonder. De Wet verbetering poortwachter verplicht je om actief te begeleiden, de Arbowet verplicht je om deskundige ondersteuning in te schakelen en je wilt sancties kunnen opleggen als afspraken niet worden nagekomen. Dat lukt alleen als die afspraken vooraf en op papier staan.
Verzuimprotocol, verzuimreglement of verzuimbeleid?
- Verzuimbeleid: de visie en het totaal aan maatregelen rond verzuim, van preventie tot analyse;
- verzuimprotocol of verzuimreglement: in de praktijk vaak hetzelfde — de concrete regels en stappen bij ziekte;
- controlevoorschriften: de specifieke verplichtingen voor de zieke medewerker die in het protocol staan.
Wat staat er in een verzuimprotocol?
Een goed protocol is kort en concreet. Medewerkers moeten het op de dag dat ze zich beroerd voelen nog kunnen begrijpen. Deze onderdelen horen er minimaal in:
Ziekmelding
Bij wie meld je je ziek (direct leidinggevende, niet via een collega of appgroep), hoe (bellen, geen mail) en uiterlijk hoe laat. Leg ook vast wat er gebeurt als iemand tijdens het werk ziek wordt. Lees ook ons artikel over ziekmelden bij de werkgever.
Bereikbaarheid en verblijfadres
De medewerker geeft een telefoonnummer en adres door als hij of zij ergens anders verblijft, bijvoorbeeld bij familie of in het ziekenhuis. Afspraken over thuisblijven op vaste uren zijn alleen redelijk als ze echt nodig zijn voor controle.
Contact tijdens ziekte
Wie houdt contact, hoe vaak en waarover? Spreek af dat de leidinggevende binnen een paar dagen belt en dat je daarna regelmatig contact houdt — over werk, belastbaarheid en herstel, niet over de diagnose.
Bedrijfsarts of arbodienst
Wanneer roept de werkgever de medewerker op voor de bedrijfsarts, en wat zijn de regels rond verschijnen, afmelden en een second opinion? Vermeld ook welke arbodienst je gebruikt.
Vakantie en reizen tijdens ziekte
Wil een zieke medewerker op vakantie of naar het buitenland, dan overlegt hij of zij vooraf met de werkgever. De bedrijfsarts kan adviseren of het herstel in gevaar komt.
Herstelmelding
Hoe en wanneer meldt iemand zich beter, ook bij gedeeltelijke werkhervatting? Zonder herstelmelding loopt je registratie scheef.
Langdurig verzuim en re-integratie
Verwijs naar de stappen van de Poortwachter: probleemanalyse uiterlijk in week 6, plan van aanpak in week 8, ziekmelding bij UWV in week 42 en de evaluaties daarna. Meer over de begeleiding lees je bij re-integratie.
Sancties
Benoem welke gevolgen het heeft als iemand zich niet aan de voorschriften houdt, zoals loonopschorting of loonstop. Daarover meer in de volgende sectie.
Tip: zet er ook in wat de werkgever doet. Een protocol dat alleen plichten voor de medewerker bevat, voelt als wantrouwen. Beschrijf dus ook wanneer de leidinggevende contact opneemt, hoe je meedenkt over aangepast werk en waar iemand terechtkan met vragen.
Controlevoorschriften en sancties: wat mag wel en niet?
Tijdens de eerste 104 weken ziekte betaal je minimaal 70% van het loon door (in het eerste jaar minstens het minimumloon), tenzij de cao of het contract meer regelt. Wil je dat loon kunnen opschorten als iemand de afspraken negeert, dan moeten de controlevoorschriften schriftelijk zijn vastgelegd en redelijk zijn. Dat volgt uit artikel 7:629 lid 6 BW. Meer over de hoogte van de doorbetaling lees je bij loon bij ziekte.
Loonopschorting
- Bij het niet naleven van schriftelijke controlevoorschriften.
- Bijvoorbeeld: twee keer niet verschijnen bij de bedrijfsarts.
- Drukmiddel: het loon wordt alsnog betaald zodra de medewerker meewerkt.
- Meld het direct en duidelijk aan de medewerker.
Loonstop
- Bij het niet meewerken aan re-integratie (art. 7:629 lid 3 BW).
- Bijvoorbeeld: passend werk weigeren zonder goede reden.
- Sanctie: het loon over die periode komt niet terug.
- Laat het eerst toetsen; vraag bij twijfel een deskundigenoordeel bij UWV.
Let op de woordkeuze: spreek in je mededeling over “opschorting” of “stopzetting” en gebruik het juiste begrip. Kondig je een opschorting aan terwijl je een loonstop bedoelt, dan kan het zijn dat je die loonstop niet meer kunt toepassen. Vraag bij twijfel juridisch advies.
Privacy: wat je niet mag vragen
Onder de AVG mag je als werkgever niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte en mag je geen gezondheidsgegevens vastleggen. Je mag wel vragen naar een bereikbaarheidsadres, de verwachte duur, lopende afspraken en werk dat overgedragen moet worden, en of er sprake is van een bedrijfs- of verkeersongeval met een aansprakelijke derde. De medische kant bespreekt de medewerker met de bedrijfsarts. Meer over privacy lees je bij AVG in HR.
Twee loonvrije wachtdagen zijn mogelijk, maar alleen als dat in de cao of de arbeidsovereenkomst staat. Een protocol alleen is daarvoor niet genoeg.
Heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht?
Ja. Een regeling over ziekteverzuim of re-integratie valt onder het instemmingsrecht van artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden. Wil je het document invoeren, wijzigen of intrekken, dan heb je dus instemming nodig van de ondernemingsraad. Doe je dat niet, dan kan het besluit nietig zijn als de OR zich daar binnen een maand op beroept.
- betrek de OR vroeg: een concept met toelichting werkt beter dan een kant-en-klaar besluit;
- leg uit waarom elk voorschrift nodig is — dat dwingt je ook om overbodige regels te schrappen;
- regelt de cao het verzuim al volledig, dan heeft de OR op die punten geen instemmingsrecht, maar het protocol werkt vaak wel nog dingen uit;
- heb je geen OR, kijk dan of er een personeelsvertegenwoordiging is en welke rechten die heeft. Sinds 1 juli 2026 moeten kleine werkgevers zonder OR of PVT hun medewerkers bovendien rechtstreeks raadplegen over het arbobeleid.
Ook de arbodienst of bedrijfsarts denkt mee. Zij zien in de praktijk waar protocollen schuren, bijvoorbeeld bij psychische klachten of bij ongeoorloofd verzuim.
Zo stel je een verzuimprotocol op
Begin niet met een leeg vel, maar met de vraag wat je wilt bereiken: snel contact, goede begeleiding en eerlijke regels. Gebruik deze checklist:
- check eerst je cao: veel cao’s regelen al delen van de loondoorbetaling en het verzuim;
- schrijf in begrijpelijke taal, met korte stappen en een overzicht van contactpersonen;
- beschrijf de rol van leidinggevende, HR, casemanager en bedrijfsarts;
- houd je aan de AVG: geen vragen naar diagnose, geen medische gegevens in het dossier;
- leg sancties duidelijk vast en koppel ze aan concrete voorschriften;
- vraag instemming aan de OR en deel het definitieve document met alle medewerkers, ook nieuwe collega’s tijdens de onboarding;
- evalueer jaarlijks met de arbodienst en pas het aan als wetgeving verandert.
Aangekondigd: er liggen wetsvoorstellen over re-integratie in het tweede ziektejaar bij kleinere werkgevers en over het advies van de bedrijfsarts bij de UWV-toets. Er is nog geen ingangsdatum. Houd rijksoverheid.nl en uwv.nl in de gaten en werk je protocol bij zodra er iets verandert.
Van papier naar praktijk: het gesprek maakt het verschil
Een protocol regelt de procedure, maar het herstel gebeurt in de relatie. Medewerkers die zich gehoord voelen, melden zich eerder en komen vaak sneller terug. Leidinggevenden spelen daarin de hoofdrol.
Oprecht contact
- vraag hoe het gaat en wat iemand nodig heeft;
- praat over mogelijkheden, niet over beperkingen.
Afspraken vastleggen
- maak na elk contactmoment een kort verslag;
- spreek een volgend moment af.
Controle als toon
- het gesprek openen met regels en sancties;
- doorvragen naar medische details.
Train leidinggevenden in het verzuimgesprek en leg afspraken vast in een gespreksverslag. Bij frequent verzuim loont het om verder te kijken dan het protocol: wat speelt er in werkdruk, samenwerking of privé? Signalen daarover vang je vaak al eerder op met pulse surveys.
Verzuim voorkomen en bespreken met Teampeak
Teampeak vervangt je verzuimregistratie of arbodienst niet. Wat het wel doet: leidinggevenden helpen om het goede gesprek te voeren, vóór, tijdens en na ziekte. Zo werk je aan duurzame inzetbaarheid en zie je signalen van overbelasting eerder.
Van protocol naar goede gesprekken
- Gespreksformats voor verzuim-, re-integratie- en 1-op-1 gesprekken.
- Afspraken en acties vastleggen in gespreksverslagen, zonder medische details.
- Pulse surveys en werkgeluksmetingen om werkdruk vroeg te signaleren.
- AI Coach Talli helpt leidinggevenden een lastig gesprek voor te bereiden.
Teampeak schrijft over verzuim, duurzame inzetbaarheid en het goede gesprek tussen leidinggevende en medewerker. Het team laat zien hoe heldere afspraken en echte aandacht samen verzuim terugdringen.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.