- Bij een ziekmelding mag je vragen naar bereikbaarheid, verwachte duur en lopend werk — niet naar de diagnose.
- De bedrijfsarts beoordeelt de arbeidsongeschiktheid en geeft jou alleen de functionele mogelijkheden door.
- Leg de regels vast in een verzuimprotocol, zodat medewerkers weten hoe, wanneer en bij wie ze zich melden.
- Een medewerker mag zelf over zijn klachten vertellen, maar jij mag dat niet registreren.
- Teampeak vervangt je verzuimsysteem niet, maar helpt je het goede gesprek te voeren vóór en na verzuim.
Wat is ziekmelden bij de werkgever?
Een ziekmelding is de formele start van verzuim. De medewerker laat weten dat hij niet kan werken, jij noteert de eerste ziektedag en vanaf dat moment lopen de wettelijke termijnen voor loondoorbetaling en re-integratie.
Hoe het ziekmelden precies gaat, bepaal je grotendeels zelf. De wet schrijft niet voor of iemand belt, appt of een formulier invult. Wel moet je die afspraken vooraf helder maken, het liefst in een verzuimprotocol. Daarin staat bij wie de medewerker zich meldt, vóór welk tijdstip en hoe hij tijdens de ziekte bereikbaar blijft.
Waarom die eerste melding ertoe doet
- de eerste ziektedag is het startpunt van alle termijnen uit de Wet verbetering poortwachter;
- je weet wie er uitvalt en kunt het werk tijdig herverdelen;
- de toon van het eerste contact bepaalt vaak hoe het verdere verzuimtraject verloopt;
- je legt de basis voor een zorgvuldig en privacyproof verzuimdossier.
Wat mag je vragen bij een ziekmelding?
Gezondheidsgegevens zijn onder de AVG bijzondere persoonsgegevens. Als werkgever mag je die in principe niet verwerken. De Autoriteit Persoonsgegevens is daar al jaren duidelijk over: je beperkt je tot wat je nodig hebt om het werk te organiseren en het loon door te betalen. Medische vragen horen bij de bedrijfsarts.
Niet vragen of vastleggen
- Wat de medewerker mankeert (diagnose, klachten, symptomen).
- De oorzaak van de ziekte, ook niet of het “privé” of “werk” is.
- Welke behandelaar, medicatie of therapie er is.
- Of iemand “echt” ziek is — dat oordeel ligt bij de bedrijfsarts.
Wel vragen en vastleggen
- Telefoonnummer en (verpleeg)adres, voor bereikbaarheid.
- De verwachte duur van het verzuim.
- Lopende afspraken en werkzaamheden die overgedragen moeten worden.
- Of het om een arbeids- of verkeersongeval gaat, en of de medewerker onder een vangnetregeling van de Ziektewet valt (alleen ja of nee).
Vertelt de medewerker zelf wat er aan de hand is? Dat mag. Maar ook dan noteer je het niet in het verzuimdossier, de mail of de planning. Toestemming van de medewerker maakt registratie volgens de AP niet alsnog rechtmatig, omdat er in een arbeidsrelatie geen sprake is van echt vrije toestemming.
Wil je weten wat iemand nog wél kan, zodat je passend werk kunt aanbieden? Dan vraag je dat aan de bedrijfsarts. Die vertaalt de medische situatie naar functionele mogelijkheden en beperkingen, zonder de diagnose te delen. Meer over wat in een dossier mag, lees je bij AVG en het personeelsdossier.
Welke afspraken horen in je verzuimprotocol?
Een goed protocol voorkomt discussie over het ziekmelden. Medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt, en leidinggevenden handelen elke melding op dezelfde manier af. Bespreek het protocol bij de start van het dienstverband en zet het op een plek waar iedereen het kan vinden. Heb je een ondernemingsraad, dan heeft die instemmingsrecht op je verzuimbeleid.
- Bij wie meldt de medewerker zich: leidinggevende of HR?
- Vóór welk tijdstip op de eerste ziektedag?
- Telefonisch, of mag een appje ook?
- Hoe en wanneer is de medewerker bereikbaar?
- Wanneer volgt contact met de bedrijfsarts of arbodienst?
- Wat als iemand op vakantie of naar het buitenland wil?
- Hoe meldt iemand zich (gedeeltelijk) hersteld?
- Hoe wordt een opbouw in uren afgesproken?
- Wie plant het terugkeergesprek?
Houdt een medewerker zich zonder goede reden niet aan redelijke controlevoorschriften, dan kun je de loonbetaling opschorten. Leg dat dan wel helder vast in het protocol en waarschuw eerst. In de praktijk werkt duidelijkheid vooraf veel beter dan sancties achteraf.
Wat gebeurt er na het ziekmelden?
Na de melding ben je als werkgever verplicht om actief met re-integratie aan de slag te gaan. Het loon loopt in 2026 maximaal 104 weken door, met minimaal 70% van het loon (in het eerste jaar minimaal het minimumloon). Veel cao's vullen dat aan. Lees meer over loon bij ziekte.
Dag 1 — melding en eerste contact
Je noteert de eerste ziektedag, bespreekt bereikbaarheid en de overdracht van werk, en spreekt af wanneer je weer contact hebt.
Eerste weken — contact houden
Houd regelmatig en oprecht contact. Vraag hoe het gaat, zonder in te zoomen op medische details. Een kort, persoonlijk verzuimgesprek helpt om de verbinding te houden.
Uiterlijk week 6 — probleemanalyse
Bij (dreigend) langdurig verzuim stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op met de mogelijkheden en beperkingen.
Uiterlijk week 8 — plan van aanpak
Samen met de medewerker leg je vast hoe de terugkeer naar werk eruitziet en wie wat doet.
Week 42 — melding bij UWV
Duurt het verzuim langer, dan meld je de medewerker in week 42 ziek bij UWV. Daarna volgen de eerstejaarsevaluatie en, bij langdurige ziekte, de WIA-aanvraag.
Wachtdagen? Wettelijk mag je maximaal twee wachtdagen afspreken waarover je geen loon betaalt, mits dat schriftelijk is vastgelegd in contract of cao. Veel werkgevers kiezen er bewust niet voor, omdat het mensen kan aanmoedigen om ziek door te werken.
Zo voer je het eerste gesprek menselijk
Privacyregels maken het eerste contact soms ongemakkelijk. Je wilt betrokken zijn, maar mag niet vragen wat er is. De oplossing: richt je op de persoon en het werk, niet op de kwaal. Medewerkers die zich gesteund voelen, komen vaak sneller en duurzamer terug.
Betrokken vragen
- “Hoe gaat het met je?”
- “Kunnen we iets voor je doen?”
- “Wat moet er deze week worden opgevangen?”
Afspraken maken
- wanneer bellen we weer;
- wie neemt welke taken over;
- wanneer volgt de bedrijfsarts.
Valkuilen
- “Wat heb je precies?”
- “Ben je echt zó ziek?”
- klachten noteren in mail of Teams.
Zie je vaker korte ziekmeldingen bij dezelfde persoon, of speelt er een conflict op het werk? Dan is een open gesprek over werkdruk, werkplezier en samenwerking waardevol — los van de ziekmelding zelf. Kijk ook naar ziekteverzuim als signaal op teamniveau en naar burn-out preventie.
Het goede gesprek rond verzuim met Teampeak
Teampeak vervangt je verzuimregistratie of arbodienst niet: ziekmeldingen en het verzuimdossier leg je daar vast. Wat Teampeak wél doet, is je helpen om het gesprek eromheen goed te voeren. Met vaste 1-op-1 gesprekken houd je contact over werkdruk en energie, nog vóór iemand uitvalt. En met pulse surveys zie je in welke teams de belasting oploopt.
Signalen eerder zien, beter in gesprek
- Gespreksformats voor 1-op-1, terugkeer- en voortgangsgesprekken.
- Afspraken vastleggen in gespreksverslagen — zonder medische details.
- Pulse surveys over werkdruk, energie en werkgeluk per team.
- AI Coach Talli helpt leidinggevenden bij het voorbereiden van lastige gesprekken.
Teampeak schrijft over verzuim, inzetbaarheid en het goede gesprek tussen leidinggevende en medewerker. Het team helpt organisaties om ook bij ziekte betrokken én zorgvuldig te blijven.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.