Onboarding checklist: per fase van preboarding tot maand 3

Waarom werken met een onboarding checklist?

Onboarding raakt veel mensen tegelijk: HR, de leidinggevende, IT, facilitair, de salarisadministratie en het team. Zonder overzicht valt er al snel iets tussen wal en schip – een laptop die er niet is, een account dat ontbreekt of een eerste gesprek dat niemand plant.

Een onboarding checklist maakt het proces herhaalbaar en eerlijk: iedere nieuwe collega krijgt dezelfde goede start, ongeacht wie zijn leidinggevende is. Bovendien zie je in één oogopslag waar het blijft hangen. De lijst hieronder is een basis; vul hem aan met wat specifiek is voor jouw organisatie en functies. Voor de bredere aanpak en het waarom, lees je onze pagina over onboarding van medewerkers.

Fase 1: preboarding – tussen tekenen en starten

De periode tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag is kwetsbaar: de kandidaat heeft ja gezegd, maar is nog niet binnen. Met goede preboarding houd je contact en regel je de basis.

Administratie & formaliteiten

• Arbeidsovereenkomst getekend en kopie aan de medewerker.
• Schriftelijke informatie over de essentiële arbeidsvoorwaarden: volgens de informatieplicht binnen één week na start, overige informatie binnen een maand.
• Identiteit gecontroleerd vóór de start en kopie van het ID-bewijs in je administratie, bijvoorbeeld het personeelsdossier (bewaren tot minstens vijf jaar na het einde van het kalenderjaar van uitdiensttreding).
• Loonheffingsformulier ingevuld en doorgezet naar de salarisadministratie.
• Waar nodig een VOG aangevraagd (digitale aanvraag in 2026: € 33,85).
• Medewerker aangemeld bij pensioenfonds of -uitvoerder (een pensioenregeling is niet wettelijk verplicht, maar vaak wel via cao of verplicht bedrijfstakpensioenfonds) en eventuele verzekeringen.

Praktisch & persoonlijk

• Laptop, telefoon, toegangspas en accounts besteld en klaar.
• Werkplek of thuiswerkspullen geregeld.
• Welkomstmail met startinformatie: tijd, adres, contactpersoon, dresscode, parkeren.
• Een buddy gekoppeld die vooraf even contact opneemt.
• Team geïnformeerd over de komst en rol van de nieuwe collega.
• Eventueel een welkomstpakket verstuurd.

Fase 2: de eerste werkdag

Op de eerste werkdag gaat het minder om kennis en meer om gevoel: ben ik welkom, weet ik waar ik moet zijn en wie mijn mensen zijn? Houd het programma overzichtelijk.

• Persoonlijke ontvangst door leidinggevende of buddy (niet door de receptie alleen).
• Rondleiding en kennismaking met het team – zie ook tips om een nieuwe medewerker voor te stellen.
• Laptop en accounts werkend, wachtwoorden en eerste systemen uitgelegd.
• Uitleg over huisregels, veiligheid en de route bij calamiteiten.
• Lunch met het team of de buddy.
• Kort startgesprek met de leidinggevende: hoe ziet de eerste week eruit en wat verwachten we?
• Afsluiten met een check: hoe was je dag, wat mis je nog?

Fase 3: de eerste week – inwerken

In de eerste week verschuift de focus naar het werk zelf. Een vast inwerkprogramma helpt om informatie te doseren: niet alles op dag één, maar stap voor stap.

• Kennismakingsgesprekken met sleutelcollega’s en andere afdelingen.
• Uitleg van processen, kwaliteitseisen en belangrijkste klanten of projecten.
• Voorlichting over arbo- en veiligheidsrisico’s die bij de functie horen.
• Eerste kleine, afgebakende taak waarin de nieuwe collega iets kan afronden.
• Dagelijkse korte check-in met buddy of leidinggevende.
• Aan het eind van de week een eerste evaluatie: wat gaat goed, waar loop je tegenaan?

Fase 4: maand 1 tot 3 – van inwerken naar presteren

Hier gaat het in de praktijk het vaakst mis: de welkomstfase is voorbij, iedereen gaat weer over tot de orde van de dag en de nieuwe collega moet het verder zelf uitzoeken. Juist nu bepaal je of iemand blijft en goed gaat presteren. Zet deze fase daarom net zo concreet op je onboarding checklist als de eerste dag.

Veelgemaakte fouten bij onboarding

Een ondergeschoven kindje is ook de digitale kant: werk je hybride of op meerdere locaties, kijk dan hoe je de onboarding checklist ondersteunt met digitale onboarding, zonder het persoonlijke contact te verliezen.

De gesprekken van onboarding met Teampeak

Teampeak is geen personeelsdossier of contractsysteem, dus de administratieve kant regel je in je HR- of salarissysteem. Waar Teampeak helpt, is de fase waarin de meeste onboarding misgaat: de begeleiding na de eerste week. Check-ins, doelen, proeftijdgesprek en feedback staan klaar in een vaste flow.

HR People Enablement software

Van welkom naar binding

• Vaste 1-op-1’s en een proeftijdgesprek automatisch ingepland in de gesprekscyclus.
• Eerste doelen en een POP vastleggen, zichtbaar voor medewerker en leidinggevende.
• Pulse surveys om te meten hoe nieuwe medewerkers hun start ervaren.
• AI Coach Talli als hulp bij het voorbereiden van startgesprekken en feedback.

Plan een demo