- Screening mag alleen als die noodzakelijk is voor de functie en in verhouding staat tot het risico.
- Informeer de kandidaat vooraf over welke checks je doet en geef de kans om te reageren op wat je vindt.
- Openbaar zakelijke informatie (zoals LinkedIn) mag je met een goede reden bekijken; privéprofielen niet.
- Naar gezondheid of eerder verzuim vragen is niet toegestaan; strafrechtelijke gegevens loop je in principe via een VOG.
- Bewaar sollicitatiegegevens niet langer dan nodig: in principe 4 weken na de procedure, met toestemming maximaal 1 jaar.
Wat is pre-employment screening?
Het is de controlefase aan het einde van de werving en selectie. Je hebt een voorkeurskandidaat en wilt vóór het tekenen van het contract bevestigen dat de belangrijkste gegevens kloppen en dat er geen risico’s zijn die bij deze functie zwaar wegen.
Hoe uitgebreid de screening is, hangt af van de functie. Voor een medewerker klantenservice volstaat vaak een check van identiteit en referenties. Voor een financieel controller, iemand die met kinderen werkt of een beheerder van gevoelige systemen ligt een uitgebreidere controle meer voor de hand. Sommige sectoren schrijven bepaalde checks zelfs wettelijk voor, zoals een VOG in de kinderopvang.
Screening is geen vervanging van een goed gesprek. Het checkt feiten; motivatie, gedrag en fit ontdek je in de sollicitatieprocedure zelf.
Verschil met een antecedentenonderzoek
De termen worden vaak door elkaar gebruikt. In de praktijk is pre-employment screening de verzamelnaam voor alle controles vóór indiensttreding. Een antecedentenonderzoek is een onderdeel daarvan, gericht op het verleden en de integriteit van de kandidaat.
Antecedentenonderzoek
- Focus op verleden en integriteit.
- Bijvoorbeeld VOG, eerdere werkgevers, referenties.
- Vooral bij vertrouwensfuncties.
- Kan ook tijdens het dienstverband, bij functiewijziging.
Pre-employment screening
- Verzamelnaam voor alle checks vóór indiensttreding.
- Identiteit, diploma’s, werkervaring, referenties.
- Plus, waar nodig, het antecedentenonderzoek.
- Altijd afgestemd op de specifieke functie.
Overheidsfuncties: voor bepaalde vertrouwensfuncties bij de overheid of in vitale sectoren geldt een apart, wettelijk geregeld veiligheidsonderzoek door de AIVD of MIVD. Dat is iets anders dan de screening die een gewone werkgever zelf uitvoert.
Welke checks horen bij een screening?
Voor elke functie
- identiteit en recht om in Nederland te werken;
- diploma’s en certificaten die voor de functie vereist zijn;
- werkervaring zoals op het cv.
Bij veel functies
- referentiecheck bij eerdere werkgevers;
- zakelijk online profiel, zoals LinkedIn.
Bij verhoogd risico
- Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG);
- sectorspecifieke registers of integriteitschecks.
Een VOG vraagt de kandidaat zelf aan, nadat jij de aanvraag hebt klaargezet. De digitale aanvraag via de werkgever kost in 2026 € 33,85. Vergoed je die kosten, dan kan dat onbelast via een gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling. Lees hoe het werkt bij VOG aanvragen als werkgever.
AVG-grenzen: wat mag wel en wat niet?
Onder de AVG moet je voor elke verwerking van persoonsgegevens een goede grondslag hebben. Bij screening is dat meestal een gerechtvaardigd belang, en dan moet je kunnen uitleggen waarom de check noodzakelijk is voor deze functie en niet verder gaat dan nodig. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is nieuwsgierigheid géén goede reden.
Niet toegestaan
- Naar gezondheid, eerder verzuim of zwangerschap vragen.
- Privéprofielen of vakantiefoto’s doorspitten.
- Screenen zonder de kandidaat vooraf te informeren.
- Voor elke functie standaard alles checken.
Wel toegestaan (met goede reden)
- Verstrekte gegevens als diploma en werkervaring verifiëren.
- Zakelijke online informatie bekijken, na aankondiging.
- Referenties raadplegen met medeweten van de kandidaat.
- Een VOG vragen als de functie dat rechtvaardigt.
De Autoriteit Persoonsgegevens noemt vier voorwaarden voor online zoeken naar een kandidaat: een duidelijke reden die bij de functie past, alleen zakelijke informatie, de kandidaat vooraf informeren (bijvoorbeeld in de vacature) en de kandidaat de kans geven te reageren op wat je hebt gevonden. Meer over privacy in je HR-processen lees je bij AVG in HR.
Bewaartermijn: volgens de Autoriteit Persoonsgegevens verwijder je gegevens van afgewezen kandidaten in principe binnen 4 weken na afloop van de procedure. Met toestemming van de kandidaat mag je ze maximaal 1 jaar bewaren, bijvoorbeeld voor een toekomstige vacature.
Een screening in 5 stappen
Bepaal per functie het risiconiveau
Leg vast welke functies welke checks vereisen. Een screeningsbeleid voorkomt willekeur en maakt je keuzes uitlegbaar.
Wees vanaf de vacature transparant
Vermeld in de vacaturetekst of tijdens de eerste ronde dat er een screening plaatsvindt en wat die inhoudt.
Voer de checks zo laat mogelijk uit
Screen pas bij je voorkeurskandidaat, niet bij iedereen die solliciteert. Zo verwerk je zo min mogelijk gegevens.
Bespreek opvallende uitkomsten
Geef de kandidaat de kans om toe te lichten wat je vindt. Een gat in het cv of een afwijkende datum heeft vaak een logische verklaring.
Leg vast en ruim op
Bewaar alleen wat nodig is in het personeelsdossier en verwijder de rest binnen de bewaartermijn.
Zorgvuldigheid hier draagt bij aan een positieve candidate experience: een kandidaat die weet wat er gebeurt en waarom, voelt zich serieus genomen.
Na de screening: vertrouwen opbouwen
Een screening vertelt je wat er in het verleden is gebeurd, niet hoe iemand zich bij jou gaat ontwikkelen. Vertrouwen bouw je vooral op na de start: met heldere verwachtingen, een goede onboarding en regelmatige gesprekken in de eerste maanden.
- bespreek verwachtingen over gedrag en integriteit al in de eerste week;
- plan een proeftijdgesprek om wederzijds terug te kijken;
- deel de gedragscode of kernwaarden van de organisatie;
- vraag na een paar maanden actief om feedback over de start, bijvoorbeeld in een 1-op-1 gesprek.
Een sterke start met Teampeak
Teampeak is geen ATS of screeningsdienst en voert zelf geen achtergrondchecks uit. Wel helpt het je om, als de kandidaat eenmaal is aangenomen, vanaf dag één goede gesprekken te voeren, verwachtingen vast te leggen en te volgen hoe de start verloopt.
Van aanname naar goede start
- Gesprekstemplates voor start-, proeftijd- en 1-op-1 gesprekken.
- Afspraken en doelen vastgelegd vanaf de eerste week.
- Pulse surveys om te peilen hoe nieuwe medewerkers hun start ervaren.
- AI Coach Talli helpt leidinggevenden het eerste gesprek voor te bereiden.
Teampeak schrijft over werving, een goede start en de gesprekken die daarbij horen. Het team helpt organisaties om zorgvuldig te selecteren en nieuwe medewerkers vanaf dag één te laten groeien.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.