- Een achtergrondcheck mag alleen als die noodzakelijk en proportioneel is voor de functie.
- Informeer de kandidaat vooraf en geef hem de kans om bevindingen toe te lichten.
- Strafrechtelijke gegevens toets je in de regel via een VOG; een digitale VOG kost in 2026 € 33,85.
- Vraag niet naar gezondheid, verzuim of zwangerschap en maak tijdens de sollicitatie geen kopie van een ID-bewijs.
- Leg het screeningsbeleid vast; de OR heeft instemmingsrecht bij regelingen over persoonsgegevens.
Wat is een antecedentenonderzoek?
Je controleert of de informatie die een kandidaat geeft klopt en of er risico’s zijn die relevant zijn voor de functie. Het is onderdeel van de bredere pre-employment screening, die vaak plaatsvindt aan het eind van de sollicitatieprocedure.
De diepgang verschilt sterk per functie. Voor een medewerker in de horeca volstaat vaak een identiteitscontrole bij indiensttreding. Voor iemand die toegang krijgt tot geld, vertrouwelijke klantgegevens of kwetsbare mensen ligt een uitgebreidere controle meer voor de hand. Sommige sectoren, zoals de financiële sector, defensie en de kinderopvang, kennen daarnaast eigen wettelijke eisen.
Wat valt eronder?
- controle van identiteit en recht om in Nederland te werken;
- verificatie van diploma’s en certificaten bij de onderwijsinstelling of DUO;
- het natrekken van werkervaring en het opvragen van referenties;
- een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) voor functies met een integriteitsrisico;
- in specifieke sectoren: raadplegen van een brancheregister of een veiligheidsonderzoek.
Waarom organisaties screenen
Een verkeerde aanname kost veel: tijd, geld en soms reputatie. Een cv met een verzonnen diploma of een niet-bestaande eerdere functie komt vaker voor dan je denkt. Een achtergrondcheck verkleint dat risico, maar is geen vervanging voor een goed gesprek. Combineer het daarom met een gestructureerd interview, bijvoorbeeld met de STAR-methode, zodat je ook gedrag en motivatie toetst.
AVG-grenzen: wat mag wel en wat niet?
Een achtergrondonderzoek is een verwerking van persoonsgegevens. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens heb je daarvoor een legitiem belang nodig, moet de screening noodzakelijk zijn voor de functie en informeer je de kandidaat vooraf. Meer achtergrond vind je bij AVG in HR.
Niet toegestaan
- Vragen naar gezondheid, eerder verzuim, zwangerschap of kinderwens.
- Heimelijk onderzoek of een screening zonder de kandidaat te informeren.
- Een kopie maken van het identiteitsbewijs tijdens de sollicitatie.
- Eigen ‘zwarte lijsten’ bijhouden of strafrechtelijke gegevens verzamelen zonder wettelijke basis.
Wel toegestaan (mits nodig)
- Diploma’s en werkervaring verifiëren.
- Referenties bellen, bij voorkeur met toestemming van de kandidaat.
- Een VOG vragen voor functies met een integriteitsrisico.
- Openbare online informatie bekijken die relevant is voor de functie, als je dat vooraf meldt.
Social media: volgens de AP mag je online informatie opzoeken als die relevant is voor de functie en je dit vooraf meldt. Laat de kandidaat gevonden informatie toelichten. Door privéprofielen speuren of iemand een vriendschapsverzoek sturen om mee te kunnen kijken, gaat te ver.
VOG en strafrechtelijke gegevens
Strafrechtelijke gegevens zijn extra beschermd. Als werkgever mag je die niet zomaar verzamelen of vragen. De gebruikelijke route is een Verklaring Omtrent het Gedrag: Justis beoordeelt dan of iemand relevante antecedenten heeft voor het screeningsprofiel van de functie, zonder dat jij het justitiële verleden zelf te zien krijgt.
- je zet de aanvraag digitaal klaar via Justis en de kandidaat rondt die af met DigiD;
- een digitaal aangevraagde VOG kost in 2026 € 33,85; je kunt die kosten onbelast vergoeden;
- voor sommige functies is een VOG wettelijk verplicht, bijvoorbeeld in de kinderopvang en het onderwijs;
- de VOG zegt alleen iets over het verleden tot de afgiftedatum; bij langdurige vertrouwensfuncties kan periodiek herhalen zinvol zijn.
Hoe je de aanvraag precies regelt, lees je in onze uitleg over een VOG aanvragen als werkgever.
VOG, screening of veiligheidsonderzoek: wat is het verschil?
VOG
- verklaring dat iemands justitiële verleden geen bezwaar is voor de functie;
- aangevraagd door de kandidaat, op jouw verzoek;
- het meest gebruikte instrument in het bedrijfsleven.
Eigen screening
- jij controleert diploma’s, ervaring en referenties;
- met informatie van de kandidaat of met diens toestemming;
- eventueel uitbesteed aan een screeningsbureau.
Veiligheidsonderzoek
- alleen voor aangewezen vertrouwensfuncties, bijvoorbeeld bij overheid, defensie of in de luchtvaart;
- uitgevoerd door een veiligheidsdienst, niet door de werkgever;
- resultaat: een verklaring van geen bezwaar.
Een veiligheidsonderzoek is dus geen uitgebreidere versie van jouw eigen screening, maar een apart wettelijk traject. Je kunt het als gewone werkgever niet zelf aanvragen; de functie moet officieel als vertrouwensfunctie zijn aangewezen.
Referenties en vorige werkgevers natrekken
Het bellen van referenten is de meest gebruikte vorm van achtergrondcontrole. Doe het zorgvuldig: vraag de kandidaat vooraf wie je mag bellen en houd het gesprek bij feiten en werkgedrag die relevant zijn voor de functie.
- In welke periode en functie werkte de kandidaat bij jullie?
- Wat waren de belangrijkste verantwoordelijkheden?
- Hoe werkte de kandidaat samen met collega’s?
- Waar lag zijn of haar kracht?
- Op welk vlak kan hij of zij nog groeien?
- Zou je deze persoon opnieuw aannemen?
Andersom geldt: als jij als werkgever een referentie geeft over een oud-medewerker, deel dan alleen feitelijke, relevante informatie en bij voorkeur met diens medeweten. Een getuigschrift is daarvoor een helder alternatief.
Een zorgvuldig antecedentenonderzoek in 5 stappen
Bepaal per functie het risico
Maak per functie of functiegroep een korte risicoanalyse: met welke informatie, middelen of mensen werkt iemand? Daaruit volgt welke controles nodig zijn – niet meer en niet minder.
Leg het beleid vast
Beschrijf in een screeningsbeleid welke controles bij welke functie horen, wie ze uitvoert en hoe lang je gegevens bewaart. Maak het onderdeel van je HR-beleid en leg het voor aan de ondernemingsraad.
Informeer de kandidaat vooraf
Vermeld al in de vacature dat er gescreend wordt en wat dat inhoudt. Vraag toestemming voor het benaderen van referenten.
Voer uit en bespreek bevindingen
Leg de bevindingen voor aan de kandidaat voordat je een besluit neemt. Een verschil in data of een onvolledig cv kan een simpele verklaring hebben.
Bewaar zo kort mogelijk
Verwijder gegevens van afgewezen kandidaten uiterlijk 4 weken na de procedure (met toestemming max. 1 jaar). Van aangenomen medewerkers bewaar je alleen wat nodig is in het personeelsdossier.
Uitbesteden? Een screeningsbureau kan het werk overnemen, maar jij blijft verantwoordelijk. Sluit een verwerkersovereenkomst en controleer of het bureau alleen de afgesproken checks doet.
Screenen tijdens het dienstverband
Een antecedentenonderzoek vindt meestal plaats vóór de indiensttreding. Toch kan het verstandig zijn om later opnieuw te kijken, bijvoorbeeld als een medewerker doorgroeit naar een functie met meer verantwoordelijkheid, toegang tot geld of gevoelige gegevens. In sommige sectoren is herhaalde of doorlopende screening zelfs verplicht, zoals in de kinderopvang. Leg in je beleid vast bij welke functiewisselingen je opnieuw een VOG vraagt, en bespreek dat al bij de indiensttreding, zodat het geen verrassing is.
Vertrouwen opbouwen met Teampeak
Teampeak voert geen screening uit en is geen wervingssysteem of personeelsdossier. Wel helpt het je om na de aanname te bouwen aan wat een achtergrondcheck nooit kan garanderen: een relatie waarin verwachtingen helder zijn. Bespreek integriteit, gedragsregels en verantwoordelijkheden in de eerste gesprekken, zoals het proeftijdgesprek, van de onboarding en houd ze levend in de gesprekscyclus.
Een veilige start voor nieuwe collega’s
- Kennismakings- en proeftijdgesprekken met vaste agenda en verslag.
- Afspraken over gedrag en verantwoordelijkheden vastleggen in gespreksverslagen.
- Pulse surveys over sociale veiligheid en integriteit in het team.
- ISO 27001-gecertificeerd platform voor vertrouwelijke gesprekken.
Teampeak schrijft over werving, privacy en een goede start voor nieuwe medewerkers. Het team helpt HR-teams om zorgvuldig te selecteren zonder de kandidaat uit het oog te verliezen.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.