- Vraag de kandidaat vooraf toestemming en laat hem of haar zelf referenten aandragen.
- Stel alleen vragen die relevant zijn voor de functie; privézaken en gezondheid horen er niet bij.
- Bespreek opvallende of negatieve informatie met de kandidaat voordat je een besluit neemt.
- Bewaar sollicitatiegegevens niet langer dan nodig: in de regel 4 weken na de procedure, met toestemming maximaal een jaar.
- Geef je zelf een referentie? Houd het feitelijk, eerlijk en met medeweten van de oud-medewerker.
Wat is een referentiecheck?
Je belt of mailt met iemand die de kandidaat in een eerdere werksituatie goed heeft meegemaakt, om het beeld uit sollicitatiegesprekken en cv te toetsen en aan te vullen.
Een referentiecheck is één van de mogelijke screeningsstappen in de sollicitatieprocedure, naast bijvoorbeeld een assessment, een diplomacheck of een VOG. Het is geen wettelijke verplichting; je kiest er zelf voor. De waarde zit vooral in het toetsen van concrete voorbeelden: klopt wat de kandidaat vertelde over zijn rol, resultaten en manier van samenwerken?
Let op het verschil met een breder antecedentenonderzoek, waarbij je ook diploma’s, justitiële gegevens of online informatie natrekt, en met een getuigschrift: een schriftelijke verklaring die een werknemer bij vertrek van zijn werkgever kan vragen.
Wat mag wel en niet? Regels en AVG
Wat een referent over een kandidaat vertelt, zijn persoonsgegevens. De AVG is dus van toepassing. Je hebt een geldige grondslag nodig (meestal een gerechtvaardigd belang), je mag alleen verzamelen wat noodzakelijk is voor de functie en de kandidaat moet weten wat je doet. Daarnaast hanteren veel organisaties de NVP Sollicitatiecode, die in 2025 is vernieuwd. Die schrijft voor dat je vooraf toestemming vraagt voor het opvragen van referenties, tenzij die toestemming wettelijk niet vereist is.
Niet doen
- Zonder medeweten van de kandidaat een oud-werkgever bellen.
- Vragen naar gezondheid, ziekteverzuim, zwangerschap of privéomstandigheden.
- Afgaan op één negatieve opmerking zonder de kandidaat te horen.
- Aantekeningen eindeloos bewaren.
Wel doen
- Toestemming vragen en de kandidaat zelf referenten laten kiezen.
- Vragen stellen over werkgedrag, taken en resultaten.
- Opvallende informatie bespreken met de kandidaat.
- Gegevens verwijderen na de procedure, tenzij je toestemming hebt.
Bewaartermijn: volgens de Autoriteit Persoonsgegevens verwijder je sollicitatiegegevens – dus ook aantekeningen van een referentiegesprek – uiterlijk 4 weken na afloop van de procedure. Met toestemming van de kandidaat mag je ze maximaal een jaar bewaren. Meer over privacy in HR lees je bij AVG in HR.
Een referentiecheck uitvoeren in 5 stappen
Kondig het aan in de procedure
Vermeld in de vacature of het eerste gesprek dat referenties onderdeel van de selectie kunnen zijn. Zo weet de kandidaat waar hij aan toe is.
Vraag toestemming en namen
Vraag pas in de laatste fase om twee referenten en leg de toestemming vast. Bij een huidige werkgever is extra terughoudendheid op zijn plaats: niet iedereen heeft zijn vertrekplannen al gedeeld.
Bereid vragen voor
Baseer je vragen op het functieprofiel en op twijfelpunten uit de gesprekken. Stel alle referenten dezelfde kernvragen, zodat je kunt vergelijken.
Voer het gesprek en noteer feitelijk
Vraag naar concrete situaties en vermijd suggestieve vragen. Noteer wat er gezegd wordt, niet je eigen interpretatie.
Weeg en bespreek
Zie de uitkomst als één bron naast gesprekken, opdrachten en eventuele assessments. Komt er iets onverwachts naar boven, geef de kandidaat dan de kans om te reageren.
Goede vragen voor een referentiegesprek
Open vragen naar gedrag leveren meer op dan een rapportcijfer. Gebruik de STAR-methode om door te vragen op situatie, taak, actie en resultaat.
- In welke rol en hoelang heeft u met de kandidaat gewerkt?
- Wat waren de belangrijkste verantwoordelijkheden?
- Op welk resultaat was de kandidaat terecht trots?
- Hoe werkte de kandidaat samen met collega’s en andere teams?
- Hoe ging hij of zij om met feedback?
- Kunt u een voorbeeld geven van een lastige situatie en hoe die werd opgelost?
- Waarin is de kandidaat het meest gegroeid?
- Wat heeft hij of zij nodig om goed tot zijn recht te komen?
- Zou u opnieuw met deze persoon willen werken – en waarom?
Tip: de vraag “wat heeft deze persoon nodig om goed te functioneren?” levert vaak de bruikbaarste informatie op – direct inzetbaar bij de onboarding.
Als werkgever een referentie geven
Je kunt ook aan de andere kant staan: een andere organisatie belt je over een oud-medewerker. Er bestaat geen wettelijke plicht om zo’n referentie te geven, maar het is een kwestie van goed werkgeverschap om er zorgvuldig mee om te gaan.
- Check het medeweten van de oud-medewerker; deel bij twijfel niets.
- Houd het feitelijk: functie, periode, taken en concreet waargenomen gedrag.
- Wees eerlijk, ook over minder sterke punten, maar zonder te overdrijven. Onjuiste of misleidende informatie kan juridische gevolgen hebben.
- Deel geen medische of privégegevens en geen informatie over lopende geschillen.
- Leg intern vast wie referenties namens de organisatie mag geven, bijvoorbeeld de directe leidinggevende of HR.
Een goed exitgesprek is een natuurlijk moment om af te spreken of en door wie een referentie gegeven mag worden.
Hoe betrouwbaar is een referentie?
Kandidaten kiezen hun referenten zelf, dus je hoort vooral positieve geluiden. Bovendien kijkt een referent door zijn eigen bril: wat de ene leidinggevende ‘te eigenwijs’ noemt, ziet de andere als initiatief. Behandel de informatie daarom als aanvulling, niet als doorslaggevend bewijs.
Waar het helpt
- toetsen van concrete claims uit het cv;
- inzicht in werkstijl en wat iemand nodig heeft.
Waar het tekortschiet
- selectieve keuze van referenten;
- persoonlijke kleuring en bias.
Combineer de check daarom met gestructureerde gesprekken, bijvoorbeeld een semi-gestructureerd interview, en met een praktijkopdracht die aansluit bij het werk.
Van selectie naar sterke start met Teampeak
Teampeak is geen ATS en voert geen screening uit. Het platform helpt je wel om wat je tijdens de werving leert, goed te benutten zodra iemand begint: in het proeftijdgesprek, de eerste doelen en het persoonlijk ontwikkelplan.
Inzichten omzetten in groei
- Ontwikkelpunten uit de selectie vastleggen in een eerste POP.
- Proeftijd- en voortgangsgesprekken plannen met vaste gespreksformulieren.
- Doelen voor de eerste maanden en vroege feedback via 1-op-1’s.
- Talentscans en e-assessments voor ontwikkeling na de start.
Teampeak schrijft over werving, selectie en een goede start voor nieuwe medewerkers. Het team helpt organisaties om zorgvuldig te selecteren en wat ze leren direct om te zetten in ontwikkeling.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.