- Een aanbiedingsbrief zet het mondelinge akkoord om in een concreet, schriftelijk aanbod.
- Zodra de kandidaat het aanbod onvoorwaardelijk aanvaardt, kan er al een arbeidsovereenkomst ontstaan.
- Neem een reactietermijn en eventuele voorwaarden (zoals een VOG of referentiecheck) expliciet op.
- Een proeftijd mag alleen als die schriftelijk is vastgelegd en past binnen de wettelijke maximumduur.
- Na het ja-woord begint het echte werk: preboarding, onboarding en de eerste gesprekken.
Wat is een aanbiedingsbrief?
Het is de brief (of e-mail) waarmee je een geselecteerde kandidaat officieel laat weten dat je hem of haar wilt aannemen, en onder welke voorwaarden. Je legt daarmee het mondelinge akkoord uit het laatste gesprek zwart op wit vast.
In de meeste sollicitatieprocedures volgt de brief direct na het laatste gesprek of na de salarisonderhandeling. In het Engels heet hij een ‘offer letter’ of ‘job offer’. Je ziet ook de termen ‘arbeidsvoorwaardenvoorstel’ of ‘voorstelbrief’ – inhoudelijk gaat het om hetzelfde.
Het verschil met de arbeidsovereenkomst
Aanbiedingsbrief
- Kort en overzichtelijk: de kernafspraken.
- Is een aanbod; de kandidaat moet nog aanvaarden.
- Bevat vaak voorwaarden en een reactietermijn.
- Wordt gevolgd door het volledige contract.
Arbeidsovereenkomst
- Volledig: alle rechten, plichten en bedingen.
- Wordt door beide partijen ondertekend.
- Verwijst naar cao, personeelshandboek en regelingen.
- Vormt de basis voor de hele dienstbetrekking.
Meer over de opbouw en soorten contracten lees je op onze pagina over de arbeidsovereenkomst.
Wat zet je in een aanbiedingsbrief?
Hoe concreter de brief, hoe kleiner de kans op misverstanden later. Gebruik deze checklist als basis: Verwar een aanbiedingsbrief niet met een intentieovereenkomst; ook die kan partijen al verder binden dan gedacht.
- functie en afdeling, eventueel met een verwijzing naar het functieprofiel;
- startdatum en standplaats (en of hybride werken mogelijk is);
- type contract: bepaalde of onbepaalde tijd, en bij een tijdelijk contract de duur;
- arbeidsduur in uren per week;
- bruto salaris per maand, de schaal of trede en de vakantietoeslag;
- belangrijkste secundaire arbeidsvoorwaarden: vakantiedagen, pensioen, reiskosten, opleidingsbudget, eventuele bonus;
- proeftijd, als je die wilt afspreken;
- toepasselijke cao of verwijzing naar het personeelshandboek;
- voorwaarden waaronder het aanbod geldt, zoals een VOG of positieve referenties;
- reactietermijn: tot wanneer het aanbod geldig is en hoe de kandidaat kan reageren.
Proeftijd volgens de wet: bij een contract van 6 maanden of korter mag je geen proeftijd afspreken. Bij een contract langer dan 6 maanden maar korter dan 2 jaar (of zonder einddatum) is het maximum 1 maand, bij een vast contract of een contract van 2 jaar of langer 2 maanden. De duur moet schriftelijk worden vastgelegd. Een cao kan voor tijdelijke contracten iets anders regelen (bron: rijksoverheid.nl, geraadpleegd in 2026).
Twijfel je over een concurrentiebeding? Noem dan in de brief al dát je er een wilt opnemen. Een kandidaat die dit pas bij het contract ontdekt, voelt zich terecht overvallen. Let op: in een tijdelijk contract moet je een concurrentiebeding schriftelijk motiveren met zwaarwegende bedrijfsbelangen. Er ligt bovendien een wetsvoorstel om het beding te moderniseren; een ingangsdatum is in 2026 nog niet bekend.
Is een aanbiedingsbrief juridisch bindend?
Dit is de vraag die werkgevers het vaakst onderschatten. Volgens het Nederlandse contractenrecht komt een overeenkomst tot stand door aanbod en aanvaarding. Een arbeidsovereenkomst is vormvrij: er is geen handtekening onder een uitgebreid contract nodig. Accepteert de kandidaat jouw aanbod zonder voorbehoud, dan kan er dus al een arbeidsovereenkomst zijn ontstaan – ook als het contract nog niet is getekend.
Onvoorwaardelijk aanvaard
- het aanbod is duidelijk en volledig;
- de kandidaat zegt zonder voorbehoud ‘ja’.
Tegenvoorstel
- de kandidaat wil een hoger salaris of andere uren;
- dat geldt als nieuw aanbod, het oude vervalt.
Aanbod intrekken
- kan in principe zolang er niet is aanvaard;
- maar niet als je zelf een reactietermijn hebt gesteld.
Heb je een geldigheidstermijn genoemd, dan kun je het aanbod binnen die termijn in de regel niet meer herroepen. Laat de kandidaat de termijn verlopen zonder te reageren, dan vervalt het aanbod. Wil je je indekken tegen onverwachte uitkomsten van een pre-employment screening of een VOG-aanvraag? Neem dan uitdrukkelijk op dat het aanbod geldt onder die voorwaarde.
Geen juridisch advies: of er in een concreet geval al een arbeidsovereenkomst is ontstaan, hangt af van de formulering en de omstandigheden. Twijfel je, bijvoorbeeld bij het intrekken van een aanbod, schakel dan een arbeidsrechtjurist in.
Voorbeeldopbouw van een sterke brief
Een goede brief is persoonlijk én zakelijk. Deze opbouw werkt voor de meeste functies:
Persoonlijke opening
Bedank de kandidaat voor de gesprekken en zeg in de eerste zin dat je hem of haar graag wilt aannemen. Noem kort wat jullie in de kandidaat aansprak; dat maakt het aanbod persoonlijk.
De functie en de start
Functietitel, team, leidinggevende, startdatum en standplaats. Vermeld ook het type contract en de arbeidsduur.
Beloning en voorwaarden
Bruto maandsalaris, schaal, vakantietoeslag, vakantiedagen, pensioen en andere arbeidsvoorwaarden. Gebruik bedragen, geen vage omschrijvingen als ‘marktconform’.
Voorwaarden en proeftijd
Vermeld de proeftijd en eventuele voorwaarden, zoals een VOG, diplomacheck of referenties. Zo weet de kandidaat precies waar hij aan toe is.
Reactietermijn en vervolg
Geef een concrete datum waarop je een reactie verwacht, bijvoorbeeld binnen een week. Leg uit wat er na akkoord gebeurt: contract, eerste werkdag, contactpersoon.
Warme afsluiting
Sluit af met je contactgegevens en de uitnodiging om vragen te stellen. Laat de brief ondertekenen door de hiring manager of directeur.
Tip: bel de kandidaat eerst en stuur de brief daarna. Een persoonlijk telefoontje voelt warmer dan een e-mail met bijlage – en je hoort meteen hoe het aanbod valt.
Veelgemaakte fouten bij een aanbiedingsbrief
Onduidelijke salarisafspraken
‘Een salaris tussen € X en € Y’ is geen aanbod, maar een uitnodiging tot verder onderhandelen. Noem één bedrag en vermeld of het bruto per maand is, inclusief of exclusief vakantietoeslag.
Geen reactietermijn
Zonder termijn blijft je aanbod in principe open zolang een redelijke termijn niet is verstreken. Ondertussen wacht je af en verlies je misschien je tweede kandidaat.
Proeftijd die niet mag
Een proeftijd in een contract van zes maanden of een te lange proeftijd is nietig. Ontslag ‘in de proeftijd’ kan dan niet.
Beloften die je niet waarmaakt
Een toezegging over een bonus, leaseauto of doorgroeimogelijkheid in de brief kan later als afspraak worden gezien. Zet er alleen in wat je echt bedoelt.
Alleen de juridische kant
Een droge brief vol voorwaarden doet afbreuk aan de candidate experience. Juist op dit moment wil je dat de kandidaat zich welkom voelt.
Daarnaast geldt de informatieplicht: de essentiële informatie over de arbeidsrelatie moet de nieuwe medewerker binnen 1 week na de start schriftelijk ontvangen, de overige informatie binnen 1 maand. De brief kan daar deels in voorzien, maar vervangt het contract niet.
Na het ja-woord: van aanbod naar eerste werkdag
Tussen de handtekening en de eerste werkdag zitten vaak weken. In die periode haken kandidaten soms alsnog af, bijvoorbeeld door een tegenbod van hun huidige werkgever. Een goede preboarding houdt de betrokkenheid vast:
- stuur een welkomstbericht van de toekomstige leidinggevende en het team;
- deel praktische informatie: eerste dag, laptop, parkeren, lunch;
- plan alvast het eerste 1-op-1 en de proeftijdgesprekken in;
- bespreek welke doelen en verwachtingen er in de eerste drie maanden zijn.
Zo sluit het aanbod naadloos aan op een sterke onboarding van medewerkers. Wat je in de brief belooft – ontwikkeling, begeleiding, een goed team – maak je in de eerste maanden waar.
Van aanbod naar groei met Teampeak
Teampeak is geen ATS en geen contractbeheersysteem: je verstuurt je aanbiedingsbrief en contract dus via je eigen werving- of HR-systeem. Teampeak helpt op het moment dat de kandidaat ‘ja’ zegt. Je plant de eerste gesprekken in, legt afspraken vast en zorgt dat ontwikkeling vanaf dag één centraal staat – met het persoonlijk ontwikkelplan als rode draad.
Een sterke start na het ja-woord
- Proeftijd-, 1-op-1 en ontwikkelgesprekken vooraf ingepland in de gesprekscyclus.
- Doelen en verwachtingen voor de eerste maanden vastleggen en volgen.
- Gespreksverslagen en afspraken op één plek, voor medewerker en leidinggevende.
- AI Coach Talli helpt leidinggevenden bij de voorbereiding van de eerste gesprekken.
Teampeak schrijft over werving, onboarding en de eerste maanden van een nieuwe medewerker. Het team helpt organisaties om van een goed aanbod een goede start te maken.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.