- Een werkgeversverklaring bevestigt contractvorm en inkomen voor een hypotheek, huurwoning of lening.
- Er is geen wettelijk verplicht model, maar bij een hypotheek met NHG gebruik je het NHG-model (of een gelijkwaardig model).
- Het formulier moet foutloos zijn: geen doorhalingen, één handschrift, één pen.
- De verklaring is doorgaans drie maanden geldig vanaf de datum van ondertekening.
- Een intentieverklaring is een onderdeel van de werkgeversverklaring, geen garantie op een vast contract.
Wat is een werkgeversverklaring?
Een werkgeversverklaring is een verklaring over inkomen en dienstverband, ingevuld en ondertekend door de werkgever. Het document geeft een geldverstrekker of verhuurder zekerheid dat de gegevens van de aanvrager kloppen.
Werknemers vragen er vooral om bij het aanvragen van een hypotheek. Maar ook woningcorporaties, particuliere verhuurders en kredietverstrekkers vragen er regelmatig naar. Steeds vaker accepteren banken ook een inkomensbepaling via het UWV-verzekeringsbericht (de zogeheten Inkomensbepaling Loondienst). Dat geldt vooral bij een vast contract; voor tijdelijke contracten, proeftijd of afwijkende inkomenssituaties blijft de werkgeversverklaring gangbaar.
Ben je verplicht een werkgeversverklaring in te vullen?
Er is geen expliciete wettelijke plicht. Toch hoort het invullen bij goed werkgeverschap: je weigert het niet zonder goede reden. Je bent wel verplicht om naar waarheid in te vullen. Een onjuiste verklaring kan leiden tot aansprakelijkheid of zelfs strafrechtelijke gevolgen.
Wat staat er in een werkgeversverklaring?
De meeste modellen vragen dezelfde informatie, gegroepeerd in een paar blokken:
Werkgever & werknemer
- naam, adres en KvK-nummer van de werkgever;
- naam, geboortedatum en functie van de werknemer;
- datum in dienst.
Dienstverband
- vast of tijdelijk (met einddatum);
- wel of geen proeftijd;
- verklaring voortzetting dienstverband;
- soort arbeidsovereenkomst en werkuren.
Loon & verplichtingen
- bruto jaarsalaris (gelijk aan loonstrook);
- vakantiegeld en vaste 13e maand;
- onregelmatigheidstoeslag of provisie (indien structureel);
- loonbeslag of lening bij de werkgever.
Parttimer? Vul het werkelijke salaris in, niet het fulltime-equivalent. Staat er een salarisverhoging vast, vermeld die dan in een aparte brief op briefpapier met de ingangsdatum en de bevestiging dat de verhoging definitief is.
NHG-model of bankmodel?
Er bestaat geen wettelijk voorgeschreven model. Banken hebben vaak een eigen formulier, maar het meest gebruikt is het model van de Nationale Hypotheek Garantie (NHG). Vraagt je werknemer een hypotheek mét NHG aan, dan is dat model – of een model dat aan dezelfde eisen voldoet – verplicht.
Eigen of afwijkend model
- Kan per geldverstrekker verschillen.
- Risico dat velden ontbreken.
- Soms extra verklaringen nodig.
- Check altijd bij de aanvrager welke versie gevraagd wordt.
NHG-model
- Breed geaccepteerd door banken.
- Verplicht bij hypotheek met NHG.
- Vaste velden, minder kans op fouten.
- Wordt periodiek geactualiseerd: gebruik de nieuwste versie.
Checklist: werkgeversverklaring invullen
Banken zijn streng. Een kleine fout is reden om het formulier af te keuren, waardoor je werknemer vertraging oploopt bij de aankoop van een huis. Gebruik deze checklist:
Laat een bevoegd persoon invullen
Degene die invult, ondertekent ook. Dat is iemand die daartoe bevoegd is, bijvoorbeeld een directeur, HR-manager of salarisadministrateur met tekenbevoegdheid. De werknemer mag het nooit zelf invullen.
Neem gegevens over uit de salarisadministratie
Haal het bruto jaarsalaris, vakantiegeld en vaste toeslagen rechtstreeks uit de loonstrook en het personeelsdossier. Getallen moeten exact overeenkomen.
Eén handschrift, één pen, geen doorhalingen
Vul je op papier in, gebruik dan één handschrift en één pennenkleur (meestal blauw). Fout gemaakt? Begin opnieuw met een leeg formulier; correctievloeistof of doorhalen wordt niet geaccepteerd.
Datum, handtekening en eventueel stempel
Dateer het formulier: het is doorgaans drie maanden geldig. Een bedrijfsstempel is niet altijd verplicht. Of een elektronische handtekening mag, bepaalt de geldverstrekker.
Lever het uit aan de werknemer
Geef het originele formulier aan de werknemer, die het zelf doorstuurt. Bewaar een kopie volgens je bewaarbeleid.
Hoe snel lever je een werkgeversverklaring aan?
Er geldt geen wettelijke termijn, maar een woningaankoop kent vaak harde deadlines, zoals de datum van het financieringsvoorbehoud. Spreek daarom intern af wie verzoeken behandelt en streef naar enkele werkdagen. Leg in je personeelshandboek vast hoe een medewerker een werkgeversverklaring aanvraagt en welke gegevens hij aanlevert, zoals het gevraagde model en eventuele invuleisen van de geldverstrekker.
Geef het ingevulde formulier aan de werknemer zelf en stuur het niet op eigen initiatief naar de bank: het gaat om persoonsgegevens, en de werknemer bepaalt met wie hij ze deelt. Een kopie bewaar je in het personeelsdossier, volgens je bewaarbeleid.
Wat is een intentieverklaring?
Heeft je werknemer een tijdelijk contract of zit hij nog in de proeftijd? Dan kan een geldverstrekker vragen om een intentieverklaring. Dat is geen apart formulier, maar het onderdeel ‘verklaring voortzetting dienstverband’ op de werkgeversverklaring, met een extra handtekening.
Met een intentieverklaring geef je aan dat je van plan bent de werknemer een vast contract te geven, mits het functioneren goed blijft en de bedrijfsomstandigheden gelijk blijven. Het geeft de werknemer geen automatisch recht op een vaste aanstelling. Leg dat voor de duidelijkheid vast in een begeleidende brief.
Wees eerlijk. Teken alleen een intentieverklaring als je dat ook echt van plan bent. Een medewerker die een huis koopt op basis van jouw verklaring, verwacht terecht dat je je intentie serieus neemt. Bespreek het functioneren daarom tijdig in een proeftijdgesprek of functioneringsgesprek.
Werkgeversverklaring bij huur, flexwerk of onzekerheid
Niet elke aanvraag gaat over een hypotheek met een vast contract. In de praktijk krijg je als werkgever ook verzoeken in situaties waarin het invullen minder vanzelfsprekend is. De hoofdregel blijft steeds dezelfde: je verklaart alleen wat op dat moment feitelijk klopt.
Huurwoning of lening
- verhuurders en kredietverstrekkers gebruiken vaak een eigen, korter formulier;
- soms volstaat een ondertekende brief op briefpapier met functie, contractvorm en bruto inkomen;
- vraag de werknemer welk model de verhuurder precies wil.
Wisselend of flexibel inkomen
- vul alleen vaste looncomponenten in als vast inkomen;
- overwerk, provisie of toeslagen vermeld je alleen als ze structureel zijn en het formulier erom vraagt;
- bij uitzend- of payrollconstructies vult de juridische werkgever het formulier in, niet de inlener.
Ziekte, reorganisatie of einde contract
- weet je dat het dienstverband eindigt, dan vul je dat eerlijk in;
- teken geen verklaring voortzetting dienstverband als een reorganisatie de functie al raakt;
- bij twijfel: bespreek het eerst open met de werknemer.
Wie vult de werkgeversverklaring in bij payroll of detachering?
Altijd de partij met wie de werknemer de arbeidsovereenkomst heeft. Werkt iemand via een uitzendbureau, payrollbedrijf of employer of record, dan levert die partij de verklaring. De organisatie waar iemand dagelijks werkt, kan wel een intentie uitspreken over verlenging van de opdracht, maar dat is geen werkgeversverklaring. Bij detachering geldt hetzelfde.
Zekerheid geven met Teampeak
Teampeak vult geen werkgeversverklaringen in en is geen salaris- of contractadministratie. Waar Teampeak wél bij helpt: de vraag die achter een intentieverklaring zit. Wil je deze medewerker een vast contract geven? Met een vaste gesprekscyclus en heldere doelen weet je dat op tijd – en weet je medewerker waar hij aan toe is. Ook een goed 1-op-1 gesprek draagt daaraan bij.
Op tijd weten waar je staat
- Proeftijd- en functioneringsgesprekken op vaste momenten in de gesprekscyclus.
- Doelen en ontwikkelafspraken zichtbaar voor medewerker én leidinggevende.
- Gespreksverslagen als onderbouwing voor contractbeslissingen.
- HR analytics en 9-grid om talent en potentieel in beeld te houden.
Teampeak schrijft over arbeidsrecht, contracten en goed werkgeverschap. Het team vertaalt administratieve verplichtingen naar heldere stappen voor HR en leidinggevenden.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.